Néha jó lenne kiszervezni egy csomó feladatot, vagy keríteni egy asszisztenst, aki a “favágós” munkákat megcsinálja és észben tart mindent, szól, segít, alánk dolgozik, megbízható, becsületes, szorgalmas és lehet rá támaszkodni. Ha nem is minden területen oldható ez meg itt és most, az online “kulimunkák” közül egy csomóra van megoldás, amihez nem is kell senkit alkalmazni. Ez a bejegyzés azoknak szól, akik munka célra is használják az internetet — akár bloggerek, akár kézművesek, vállalkozók, vagy bármilyen olyan cégük van, amihez szükséges valamiféle netes jelenlét, menedzselni kell a beérkező leveleket, meghívókat, felkéréseket, honlapot, közösségi oldalakat.
De jó lenne, ha valaki előre szortírozná az e-mailjeimet…
És nem pittyogna minden alkalommal, amikor hírlevelet kapok, csak a fontos levelek kerülnének az Inboxomba, és minden más máshova, és reggel csak azzal kéne foglalkoznom, ami fontos, a többivel pedig csak később.
Csinálj filtereket! Hozz létre külön szűrőket a különböző, gyakran kapott levéltípusoknak. Én például minden egyes blogkommentről e-mailértesítőt kapok, ezeket beállítottam, hogy egy külön mappába érkezzenek, és nem kapok szívrohamot, amikor azt látom, hogy “Önnek 50 új levele érkezett”. A hozzászólásokkal elkülönített időben foglalkozom, és egyszerre válaszolok rájuk. Ami automatikusan az Inboxba érkezik, az már egy nagyon szűrt válogatás, általában fontos levél, személyesen nekem címezve. A szűrőknél azt is be tudod állítani, hogy olvasatlanul tegye oda, ha például nagyon nem fontos levélről van szó. Így nagyon könnyű és gyors üres Inboxot fenntartani! :)
Az is segíthet, ha létrehozol alcímeket például a rendeléseidnek, vagy érdeklődéseidnek, aztán mindet egy nagy Inboxba irányítod és utána szűröd. A sima levelek az ezvagyoken@enekszereim.hu -ra érkeznek, de rendelni már a rendeles@enekszereim.hu -ra, így azok kiemelten helyet kaphatnak. Ehelyett csinálhatsz olyat is, hogy jeligés e-maileket kérsz a rendelőidtől, és beállítod a szűrőben, hogy az X témájú leveleket tegye ide vagy oda. Sok lehetőség van a szűrőzésben, kísérletezd ki azt, ami neked a legkényelmesebb és legpraktikusabb!
Kapjon kevesebb hangsúlyt, ami nem fontos! Nyilván egyértelmű, hogy ami nem kell, arról leiratkozol, de egy csomószor van, hogy nem akarsz, mert azért szoktál érdekes információt is találni a hírlevelekben. Ezekre is létrehozhatsz külön szűrőket, hogy külön mappába kerüljenek, de ha nem akarsz egyenként pepecselni, akkor szuper megoldás az Unroll.me — ez az ingyenes alkalmazás kiszedi az Inboxodból azt, amire fel vagy iratkozva, és napi egyszer egyetlen összefoglaló levélben elküldi, hogy mit kaptál aznap. Ha felfedez még újabb hírleveleket a beérkezett leveleid között, azokról eldöntheted, hogy felvegye-e a listádra, vagy továbbra is egyenként szeretnéd őket megkapni az Inboxba.
További Gmailes trükkökről itt írtam, azok is sokat segíthetnek az e-mailek kezelésében!
De jó lenne, ha nem pazarolnék időt azzal, hogy ötvenszer elmondom ugyanazt…
Feltétlenül lehessen keresni az oldaladon. Ez mondjuk az esetek egy részében nem megoldás, mert nem mindenki használja, és így is megkérdeznek egy csomó mindent, de azért legyen ott az a szegény rubrika, ezen ne múljon. :) Kategorizáld és címkézd a bejegyzéseket, az is segít a keresésben és könnyebben navigál az olvasó/vevő/páciens/rokon/barát/üzletfél.
Hozz létre az oldaladon egy Gyakran Ismételt Kérdések részt, ahol minden olyasmire válaszolsz, amit rengetegszer feltesznek. (Ki, mióta, miért, honnan, mennyiért, mikor, merre, hány éves a kapitány…) Később oda tudod irányítani az érdeklődőket. Ezen kívül lehetnek előre megírt sablonleveleid is, ha sokszor levelezel ugyanolyan témában. Nyilván nem olyan esetekre gondolok, amikor személyes, egyedi, speciális kérdéseket tesznek fel (amikor a robothang bemondja a telefonba, hogy “az ön hívása rendkívül fontos nekünk“, az nem igazán hiteles :D), de ha vannak részletek, amik mindig ugyanazok (hogy működik a rendelés menete, postázás, szállítás, személyes átvétel, cégadatok, kapcsolatfelvétel, elutasító levelek vázlata — akármi!), azokat ne kelljen minden. egyes. alkalommal. megírnod. Copy-paste, a többi meg lehet személyes.
De jó lenne, ha valaki egy helyen felügyelné a közösségi oldalaimat…
Különböző közönséget érhetsz el Facebookon, Twitteren, Instagramon. Csak azért, hogy mindenhol fenn legyél, nem kell regisztrálni az összesre — akkor van értelme, ha tényleg ki is tudod használni őket. De ha már egynél többet használsz kommunikációra, akkor iszonyú melós mindig mindenhova felmenni, figyelni, hogy mi van, kitenni az újdonságokat, kommunikálni a követőkkel, válaszolni a kérdésekre. Itt jön képbe a HootSuite. Szépen beteheted az összes közösségi hírfolyamodat, és egymás mellett láthatod őket, egyszerre, egy ablakban – a privát üzeneteket, említéseket is! Ingyenesen kicsit korlátozva működik, például a statisztikák közül csak egyet enged, és RSS-ből is két helyre tehetsz be publikációs lehetőséget (vagyis hogy mindig automatikusan tolja ki az új bejegyzéseid linkjét valamelyik közösségi oldalra), de kezdetnek bőven elég ennyi, még nekem is. :)
Írhatsz, sőt, időzíthetsz is üzeneteket, státusz frissítéseket, linkeket, képet, amiket egyszerre több helyre is kiküld majd a rendszer, csak be kell pipálnod, hogy ez most GooglePlus-ra és Facebookra megy, vagy csak Twitterre… egy csomó időt lehet így spórolni. Magából a HootSuite-ből tudsz válaszolni is a kommentekre, twitekre, privát üzenetekre. Ne lesegesd egész nap, szánj erre is egy elkülönített időt (napi egyszer, napi kétszer, óránkét öt percet — ahogy Neked jó!), amikor bejegyzéseket időzítesz, vagy válaszolsz a kommentekre, a fennmaradó idődben meg dolgozz.
De jó lenne, ha valaki emlékeztetnie az ismétlődő feladataimra…
Megrögzött cetlizős vagyok, ha teendőkről van szó, de a visszatérő, rutinszerű dolgoknak nagyon szeretem az online teendőlistát. Most a ToDoIst-et használom, korábban már írtam róla itt, de nagyon kokettálok a Wunderlisttel. Ilyeneket írok bele, hogy mikor van cikkleadásom (minden hónap második keddje), mikor kell leolvasni a villanyórát, utalni a közös költséget, sorsolni a nyereményjátékot (péntekenként), kitenni a bannereket (hétfőnként). Bármi, ami ismétlődik, azt felvezetem ide. Ezeket csak egyszer kell beírni, aztán mindig, amikor aktuális, szól a lista. A ToDoIst olyan szempontból “rosszabb”, hogy rá kell nézni, de a Wunderlist küld emlékeztetőket is, amik felugró ablakként megjelennek, én állíthatom be, hogy mikor szóljanak. Szerintem hamarosan rászánok egy kis időt, és átállok rá, mert praktikusabbnak tűnik, lehet bele jegyzetelni, és jobban csoportosíthatóak a feladatok.
Ezeknél az újfajta appoknál egyébként nagy előny, hogy mindenféle kütyüre lehet őket szinkronizálni, tehát ha felírsz valamit a mobilodon a listádra, az a gépeden is meg fog jelenni, mikor legközelebb bekapcsolod. A Google naptárhoz is tartoznak pipálható teendők, Tasks néven, jópofa és szép a Teuxdeux is, és van egy csomó alkalmazás, ami hasonlót tud. Keresd meg azt, ami a legjobb az igényeidnek!
A fentiek közül nagyon sok mnden önműködő: a HootSuite RSS, a teendő-emlékeztetők, a szűrők, az Unroll.me — elég egyszer beállítanod, és utána már önműködőek, végzik a dolgukat — helyetted. De a kávét továbbra is magadnak kell főznöd, sorry. :)
Egyébként ha tehetnétek, ti mit szerveznétek ki? Nekem egyszer mondta valaki, hogy tök jó lenne, ha lenne egy gyakornokom, aki válaszolgat helyettem a kommentekre — én meg nem értettem, hogy ez miért lenne jó. És azóta se értem. Persze, időben lehet, hogy spórolnék, de ha egyszer engem kérdeznek, én fogok válaszolni, ez a minimum. Akkor is, ha csak annyit írok, hogy “Köszönöm!”… Semmi értelmét nem látom annak, hogy valaki, aki nem én vagyok, az én nevemben írjon, akár e-mailt, akár blogot, akár kommentet. Én azt hiszem, a saját gyakornokomat legfeljebb boltba küldeném el, vagy kajáért, vagy néha elmosogattatnék vele, de ezt is csak az iszonyú hajtós időszakban — ez neki mondjuk se szakmai tapasztalatnak, se másnak nem beszámítható, nem járna jól velem szegény, és ez nem is igazán nevezhető asszisztens munkakörnek… A blogos ügyeimet, főleg az írás részét ki nem adnám a kezemből! Így szűrőkkel meg Hootokkal remekül megvagyok, a kaját, a boltot, meg a mosogatást is megoldom, szóval teljesen felesleges nekem bármiféle “alkalmazott”. Jó ez így. :)
Ebből jól jönne most egy icipicit frissített, aktualizált, akár más appokat is ajánló változat, biztos változott azóta a te munkameneted is :)
Szia! Az alapelvek nem változtak, az ismétlődő feladatok és az előre megírt e-mail-sablonok még mindig fontosak. :) Teendőkhöz és projektekhez Basecampet, e-mailekhez HelpScoutot (profi ügyfélszolgálati platform) használok. Előbbi van ingyen is, limitált funkcióval, utóbbi pénzes, és átlag usernek nincs rá szüksége. :) HootSuite még mindig létezik, de nem használom, nem foglalkozom ilyen szinten a social mediával, hogy ekkora átláthatóság kelljen. Nem használok mást helyette.
Szia Via!
Jó volt olvasni a cikked, ismét hasznos ötletek voltak benne.
Én is a Todoist-et használom, mind munkára, mind személyes dolgokra – jó pár projektem van már benne :).
Nagyon motivál a Karma része, olyan öröm látni benne a haldást.
Úgy értettem viszont, hogy azt írtad, nincs benne emlékeztető, pedig van.
Időpontra és helyszínre is be lehet állítani, és vagy e-mailt küld, vagy leküldéses (push) értesítéseket.
Nézegettem én is a Wunderlistet, de végül a Todoist mellett tettem le a voksom. Mobilon is gyorsan tudok feladatokat hozzáadni.
A cikket 2013-ban írtam, azóta sokat fejlődtek a szoftverek is, örülök, hogy közben ezt is beletették. :) Én azóta Basecampet használok, ez tud minden olyat, amire szükségem van.
Ugyan nekem sincs sok közöm a saját vállalkozás-dologhoz, de szívesen kiszervezném az összes hivatalos ügyintézést és telefonálgatást valakinek, aki nem érzi közben öt éves elveszett kislánynak magát. :)
A Drive-ot és a ToDoist -et használom, az utóbbit éppen amiatt, mert javasoltad, és szeretem, mert könnyen látom, mit is kell még ma/e héten elintézni.
Úh ezúton is köszi!
Amiben mégsegítségre szorulok, az a pinterest. Látom, hogy te is sokat használod, gondolom szereted is. Lehet, h esetleg írtál is róla, csak nem találom? Nemrég regisztráltam ott, és alig merek hozzányúlni, nehogy valamit benézzek. Szívesen olvasnám, ha cikket írnál erről… :)
Itt van! :) https://www.urban-eve.hu/2013/06/05/pinterest-gyorstalpalo-kreativ-otletek-tarhaza-ahol-rohan-az-ido/
Én most a OneNote programmal szeretnék megismerkedni (ha már itt van a gépemen), projektekhez egész jónak tűnik. Erről nincs valakinek egy jó kis anyaga? Vagy kedve megírni? :)
Én közös munkákhoz Drive-ot használok, arról majd fogok írni. :)
Azért ha egyszer ehhez is lesz kedved, ne tartsd vissza magad :) A Drive-ot szeretem, de azt inkább arra használom, hogy megosszak fájlokat, vagy űrlapok kitöltésére, jelentkezések begyűjtésére, ezekre tökéletes.
Nem hiszem, hogy a közeljövőben váltanék, de megígérem, nem fogom vissza magam sem ebben, se másban, amúgy se szoktam. :D
A Drive/Docs-ban szüperül lehet egyszerre többen egy doksiba írni, táblázatokat kitölteni, jegyzetelni, kommentelni. Ezt akarom majd megmutatni, hogy a párhuzamos munkára mennyire szuper, nem csak fájlcsereberéről szól.
Egy kicsit off: nem tudom, van-e ilyen lehetőség itt a honlapodon/wordpressen, de jó lenne egy olyan, hogy valamiféle értesítést kapjak, ha válaszolnak a kommentemre… Mert most végigfutottam, és láttam, hogy válaszoltál :), de lehet, hogy nem találtam meg az összeset, márpedig nyilván érdekelne… Van ilyen?
Konkrétan arról nem tudsz értesítést kapni, hogy a te kommentedre jött-e válasz, de minden bejegyzéshez van a kommenteknek is feedje, írd az URL után, hogy /feed
https://www.urban-eve.hu/2013/03/10/legy-a-sajat-szemelyi-asszisztensed/feed
Ezt fel tudod venni az RSS-olvasódban.
Köszönöm! :)
Ezt a wunderlistet :)) feltelepítettem a gépre a firefoxra, és ha rákattintok a jelére, akkor bármelyik cikket, amit épp olvasok elmenthetem későbbre is egy Read me fiókba.
Kipróbáltam közben, így nekem sem kell cetlizni. Egy rakat füzet volt összefirkálva az ötleteimmel állandóan.
Így még az ötleteimet is listázhatom. Kösziii!
Ez is szuper.köszi.
Mindezt elmenteni :)
Az ismétlődést meg emlékeztetőt beállítom, de elmegyek a listáról, és nem jegyzi meg.
Nem lehet, hogy rossz helyen nézed? Ha besoroltad alkategóriába (pl. Work, Shopping, stb.), akkor nem lesz az Inboxodban! Kattints arra, hogy Today vagy Week!
Azt hiszem sikerült :) Az entert kellett megnyomni… Csak az új lista létrehozásához nem kellett.
Köszönöm a segítséget, és hogy említetted ezt wunderlistet, már régóta valami ilyet szerettem volna : )
Nincs mit, örülök, hogy megoldódott, és hogy tetszik! :)
Emlékeztetőt kérhetsz e-mailen is, meg felugró ablakban. Ha amúgy is a gépnél ülsz, ez tök jó. :) Az e-mailes pedig akkor, ha van net a mobilodon, és napközben kell emlékeztetni valamire.
Tud nekem valaki segíteni, hogy működik ez a Wunderlist? Új listán kívül semmit sem sikerült benne csinálnom…
Ha belekattintasz a tételekbe, tudsz ismétlődést és emlékeztetőket, illetve alfeladatokat, jegyzeteket is beállítani. Mit szeretnél még?
Én nem blogolok, de a listakészítős appokat megnézegettem, bár eddig nekem nem igazán jött be a telón (túl kicsi nekem), de számítógépen még nem próbáltam még. Majd most! :) (Illetve nézném, de a wunderlistnek a szervere épp befuccsolt. Murphy…)
Én annak örülnék, ha valaki csinálná a fősulit helyettem, és akkor tudnám fejleszteni a fotózást :D Így is vannak kisebb munkáim, meg folyton dolgozok valamin (van egy soha el nem készülő e-bookom kezdő és hobbi fotósoknak, amin imádok dolgozni, de idő hiányában mindig ez szorul elsőként a háttérbe). Persze imádom a fősulit is, nagyon érdekel amit tanulok, csak néha nagyon elveszi az időt a többi dologtól, ami szintén érdekel és amiket szintén nem akarok feladni :D
A másik, ami jó lenne, ha a rutinszerű e-mailjeimre valaki válaszolgatna helyettem :D Iszonyat lusta tudok lenni ilyen téren, de sokszor nem várhat a válasz, úgyhogy azért valahogy így is ráveszem magam :)
Milyen rutinszerű mailjeid vannak? Tudsz mondani példát? Hátha ki tudunk rá találni valamit. :)
Úúúú, you made my day :D
Nekem spec pont ez a munkám most (mármint gyakornokként egy kultház online mindenét menedzselem), mindezt úgy, hogy közben egyetem, és hát nem napi 8 órában csinálom, úgyhogy minél hamarabb túl akarok általában lenni az egészen – majd megtekintem ezt a közösségi oldal menedzselős dolgot, lényegesen lerövidítené a munkámat :) Hát köszönöm :)
Szívesen! :)
Sajnos erdemben nem tudok hozzaszolni, de a kep inspiralo volt, igy vegre eldontottem, h kekre pingalom a kormom ma este. :)))
Ez egy remek hozzáállás, inspiráljon az, ami éppen tud, ha a körömlakk, akkor a körömlakk! :) Jó pingálást!
Én Astridot használtam egy ideig, de végül átálltam Wunderlistre:) Telefonon is megy, és folyamatosan fut az asztalon is:) Nagyon gyorsan tud szinkronizálni, általában összeírom neten hova kell menni, mit kell intézni a városban, majd a telefonon csak csekkolom a címeket és “pipálgatok”:)
Időnyerőnek nekem bejött a Pomodoro, letöltöttem a gépre az alkalmazást, ott beállítom az időzítést. Ilyenkor mindig “kényszert” érzek, hogy az időkereten belül végezzek :) Én mindenféle jegyzethez az Evernote-ot használom, fent van a laptopon, a táblagépen és az okostelefonon is. Mindegy melyik eszközön lépek be azonnal szinkronizál, így mindig mindenhol ugyanazt látom. A bloggal kapcsolatban semmit sem adnék ki a kezemből. A megrendelések csomagolását és a postára járást viszont szívesen rábíznám egy diákra.
Nekem közöm nincs ehhez az egészhez, de kíváncsiságból most rámentem a Wunderlist-re és szerelmes lettem. :) Szuper jól jön ez most a szakdolgozatírás utolsó nagy hajrájában, hogy ne veszítsem el a fejem.
Köszönöm! :)
Nekem az Astrid nagyon bejött – mindenféle listát, teendőt felírni. Mindent tud, jelez, mailt küld, üzenget, ha kész van vmi, akkor kipipálom, stb. Egy próbát mindenképp megér szerintem. Amúgy semmit ki nem adnék a kezemből, én úgy szeretem az életem ahogy van. :-)
De Hermione időnyerője néha jól jönne… :))
ez nagyon hasznos cikk volt! egyelőre csak egy határidőnapló segítségével menedzselem a blogomat, de szerintem ki fogok próbálni pár appot, az emlékeztetős pl. nagyon tetszik.=) olyan típus vagyok, akinek előre ki kell írni, mik a feladatai, és erre mi a határidő, különben elúszom az egésszel.
hogy mit szerveznék ki? egyértelműen a fotózást. jó lenne, ha lenne egy személyes fotósom profi géppel, aki lefotózza az outfiteket, termékeket, sminkeket… hogy csinálja az összes personal style blogger csaj, hogy mindegyikük pasija olyan jól fotóz?=D
Na, a fotós az egy jó ötlet, de úgy, hogy nem teljesen helyettem csinálja, szóval azért van beleszólásom, hogy mit, hogyan, merre, ő “csak” a szaktudását teszi hozzá. Ért hozzá, van felszerelésre és rángathatnám magammal helyekre. :) Állítólag jól kell házasodni, és fotóshoz kell hozzámenni. :D Erről már lemaradtam, de nem baj. ♥
Ha fotós nem is, egy sokkal jobb gép iszonyú sokat segítene nekem. Volt, aki írta a szülinapi kérdőívben, hogy szeretne szebb fotókat a kajákról. :D Én is, nagyon-nagyon, de most ilyet tudok csak ezzel a géppel. :) Rajta van a kívánságlistán a gép (utána meg egy tanfolyam vagy valamiféle gyorstalpaló), addig be kell érnünk ezzel, meg a fura fényeimmel és fehéregyensúlyaimmal. :D
Múltkor lefotóztam szegénykével egy sminket természetes fényben, és semmi nem látszott rajta ahhoz képest, hogy élőben milyen volt. Iszonyúan bosszant, annyira szeretnék normális “ilyet sminkeltem ma” bejegyzéseket is, de annak semmi értelme, ha nem látszik, vagy abszolút nem olyannak, amilyen élőben. Termékfotóra még egész jó, szép fehér hátteren, de használat közben valami bleeh, miközben a tükörben meg tök normális, amit csináltam. Kéne egy kamera a tükörre. :D