Akár új tanulósarkot alakítasz ki, akár az eddigi íróasztalodat szeretnéd egy kicsit kipofozni, a közelgő ősz jó apropó arra, hogy rámolj egyet, és a vakáció után megújult lendülettel folytasd (vagy kezdd) a munkát. Nem kell megvárnod a szeptembert vagy a januárt ehhez az irodai tabula rasa-hoz: bármikor úgy érzed, hogy új kezdetet szeretnél, szánj pár órát a munkaállomásodra: jöhet a lomtalanítás, és a rendszerezés! A friss környezet az új ötleteknek is jobb háttere lesz. :)

Lomtalanítás – viszlát, kacatok!

Nem is meglepő, hogy ezzel indítok. :) A lomtalanítás örök munka, olyan, mint egy életmódváltás: nem elég egyszer “jól” enni meg egy házkört lefutni, hanem folyamatos, kis lépéses szintentartást igényel. Nem lesz mindig tökéletes, az ingadozás állandó, de figyelni az állapotot, aztán időről-időre nagyobb erőbedobással kezelni a helyzetet. A lomok nagyon szeretnek gyűlni, akkor is, ha erre odafigyelsz — kérdés, hogy meddig hagyod nőni a kupacot: amíg újra idegrohamot kapsz az íróasztalod láttán, vagy amíg még kezelhető? Amennyire tudod, ne engedd ki a kezeid közül a lomhalmozódást, mert minél nagyobb a kupac, annál nehezebben fogod magad rávenni a szortírozásra. Én általában 3-4 havonta átpakolászom az asztalomat, közben le is törölgetem, így soha nem kaotikus.

• Fiókok: nincs szem előtt, jól bele lehet hányni mindent, aztán győzd megtalálni, amit akarsz. Haladj egyenként, külön-külön. Ne borítsd egyszerre az összeset az ágy (vagy a föld) közepére, mert akkora lesz a káosz, hogy az életkedved is elmegy. Tapasztalatból beszélek. :) Ha lehet, ki se borítsd, inkább vedd ölbe és először túrd át, és vedd ki azt, amire biztos nincs szükséged, aztán ha átlátható, elkezdheted csoportosítani a benne található holmikat.
• Polcok: már az jobb látvány, ha egy irányba néznek a dolgok – döntsd el, hogy állva vagy fektetve tartod a könyveket, füzeteket, mappákat, aztán ragaszkodj ahhoz a felálláshoz. Ha kevered, egymás hegyén-hátán vannak a dolgok, kaotikus lesz az összkép. Ki sem kell dobnod semmit, elég ha egyirányba “fésülöd” a holmikat, máris úgy tűnik, hogy rend van. Ha tanulsz, pakold el azokat a könyveket, amelyekre ebben a tanévben nem lesz szükséged. Ha dolgozol, az íroasztalodhoz legközelebb eső polcokon azok az iratok legyenek, amelyekre gyakran szükséged van, és fontos, hogy kéznél legyenek. Legyen jól elkülönített helyen minden olyan papír, amely fontos információt tartalmaz, vagy referenciaként gyakran előveszed.
• Cetlik, fecnik, jegyzetek: az itt-ott feltűzött, szétpakolt fecniket gyűjtsd össze, és nézd át. Amire nincs szükség, az mehet a szelektívbe, amelyiken van még fontos információ, azt jegyezd fel – akár a végleges helyére, akár egy összesítő teendőlistára, amelyen összegyűjtöd a sok fecni tartalmát, így a sok kis izé helyett lesz egy nagy papírod.
• Írószerek: Nézd át a készleteidet, lehet, hogy túl sok színes papírt sikerült felvásárolnod, mert mindig elfelejtetted, hogy van, esetleg találtál öt tök ugyanolyan, működő piros tollat, amit az életben el nem használsz? Évkezdéskor rengeteg a rászoruló család, a felesleges, de teljesen jó állapotú dolgaidat adományozd nagycsaládos egyesületeknek, vagy kérdezz rá a helyi iskolában, óvodában, hogy van-e szükségük rá. A ceruzákat hegyezd ki (tudom, a faragó-hegyező örök vita, én hegyezek és kész), amelyik mentehetlen, mert mire hegyes lesz, megint kiesik a hegye, az szintén kuka. Meg az is, amit már nem tudsz kézbe venni, olyan apró (ezért is nem értem, miért lopják az emberek marokszámra az IKEA mini cerkáit – azok arra vannak kitalálva, hogy három sort fel tudj jegyezni hirtelenjében, de hosszabb írásra, rajzolásra tök alkalmatlanok, eleve a lopást se értem; na mindegy).
• Írj beszerzési listát! Ha pakolászás közben felmerül, hogy mit kéne venned (új lyukasztót, tűzőgépet, kifogyott a cellux, beszáradt az alkoholos filc, lemerült az elem a vezeték nélküli egérben), írd fel, nehogy elfelejtsd, aztán irány a kedvenc papírboltod. :) Az irodai fiókodba a szokásos írószereken kívül mást is rendszeresíthetsz, hogy felkészülj a vészhelyzetekre. Olvasd el ezt a bejegyzést!

Íróasztal rendszerezés

Ha már csak az maradt, amire szükséged van, jöhet a csoportosítás és tagolás. Ha mindennek van helye, és mindig mindent visszateszel a helyére, egy csomó kapkodástól és idegességtől kíméled meg magad. Az íróasztalhoz leülni nem gyomorgörcs lesz, hanem egy átgondolt, jól működő munkafolyamat helyszíne — ha pedig még ízlésed szerint dekorálod, személyre is szabod a felségterületedet, esélyed sincs elkerülni a múzsa csókját! :)

Iratok, papírok

Dossziék és mappák – a hosszútávú iratoknak

Lefűzős mappák 2 illetve 4 kapcsos verzióban kaphatók. A 4 kapcsoshoz speciális lyukasztót kell venni, viszont pont beleillik a genotherm (bugyi). Genothermbe olyan iratokat, cikkeket tegyél, amelyeknél fontos, hogy védve legyenek, illetve mivel gyakran lapozgatod a mappát, az is fontos, hogy ne szakadjon el a lyukasztás mentén a papír. Mindenféle szerződés, biztosítás, cégbírósági irat és egyéb kiemelten fontos papír genothermbe menjen, ne lyukaszd ki őket. Ami nem ennyire fontos (pl. dolgozatok archiválása), azt lyukaszthatod és mehet a 2 kapcsos mappába. A mappákban használj elválaszótlapokat – tematikusan tagolhatod velük a mappák tartalmát. Válassz olyat, amelyik elég nagy ahhoz, hogy oldalt kilógjon a füle, így lapozgatni is könnyebb. A füleket feliratozd. A genothermeket alkoholos filccel vagy öntapadós jegyzetpapírral (pl. post-it) címkézheted, hogy az egyes témákon belül is rendezettebben láss mindent. 

Iratpapucsba leginkább vastag, összetűzött, spirálozott iratokat vagy magazinokat tegyél. Az önálló papírlapok könnyen kallódnak, és tagolni is nehezebb egy iratpapucsot. Az iratpapucs gerincét feliratozd, címkézd, ha szükséges, írj rá évszámot, félévet, vagy hónapot — attól függően, hogy mit tartasz benne. Összetartozó iratokat, amelyeket nem akarsz kilyukasztani vagy összetázni, tarthatsz papír dossziékban is — nekem például a postás cuccok vannak ilyenben: ajánlott szelvények, tértivevény lap, bélyegek, különböző méretű borítékok és címkék. A dosszié hátránya, hogy nem lehet nagyon megtömni őket, de 30-40 oldal egész kényelmesen elfér bennük.

Átmeneti hely az átutazó iratoknak

Legyen külön helye azoknak az éppen aktuális befutó iratoknak, amelyekkel még feladatod van, mielőtt archiválhatod őket. Nem feltétlenül az íróasztladon kell kupacolódniuk: ha van helyed az asztal mellett, válassz falra szerelhető újságtartót.  2-3 rekeszbe már bőven tudsz tagolni. A rekeszeket is feliratozhatod feladattípus szerint — beérkező, archiválandó, delegálnivaló, stb. Az iratok átkerülhetnek egyik rekeszből a másikba, jelezve a munkafázist, amelybe épp tartanak, így te is jobban látod, hogy mennyi feladatod van még hátra. A képen látható irattaró az IKEA KVISSLE családjából van, és a legjobb, hogy fémből készült, tehát mágnest is lehet rá pakolni, meg cetliket. :) 5 rekesz van egy szettben, de külön-külön is használhatók, nem csak mind az öt egyszerre, tehát kerülhet három az íróasztal mellé, kettő meg a kanapéhoz, a magazinoknak.

Feliratozz!

Mindent, mindent, de tényleg, mindent feliratozz! Hiába hiszed azt, hogy emlékezni fogsz fél év múlva, hogy mi van azon a jelöletlen CD-n, nem így lesz. Ha igen, akkor meg örülhetsz, hogy ügyes voltál, de az lesz a ritkábbik verzió. Egyértelműen jelöld, hogy melyik mappában, dossziéban mi van — ez a veled dolgozó kollégák, asszisztensek vagy a család munkáját is segíti, ha éppen otthoni “főhadiszállást” üzemeltetsz. Címkézésre használhatsz vignettákat, címkéző gépet, matricákat, vagy alkoholos filcet.

Füzetek és könyvek

Ha iskolába jársz, akkor a füzetek tárolása kardinális kérdés. A füzeteket tarthatod fiókban, polcon vagy az előbb említett fali újságtartóban – attól függően, hogy hol van helyed. Vizuálisan mindenképp legyen könnyű megkülönböztetni őket: csomagold őket eltérő papírba, ragassz rájuk különböző vignettákat, és legyenek egyértelműen megcímkézve, így a táska bepakolása és a tanulás is egyszerűbb, nem húzod az idődet felesleges keresgéléssel. Csak azok a füzetek legyenek elöl, amelyekbe az adott tanévben írsz, vagy kell a jelenlegi tananyaghoz. A többi ne foglalja a helyet az íróasztalodon vagy a környékén, nyugodtan mehetnek máshova (dobozban szekrény tetejére vagy ágy alá, esetleg távolabbi könyvespolcra, ha van helyed).

Szintén legyenek a kezed ügyében a referenciaanyagok: szótárak, tankönyvek, törvénykönyvek, függvénytáblázat, atlaszok, stb.

Ceruzák, tollak, ecsetek és egyéb mütyürök

Ezen a területen aztán kiélheted a kreativitásodat és az újrahasznosítási hajlamodat. :) Mindenféle küblibe vagy bödönkébe lehet pakolni: befőttes üvegbe, mini cserépbe, zománcos bögrébe, feldíszített konzervdobozba, vastag karton hengerbe, kis tálkába, törött fülű teáscsészébe, bonbonos dobozba, műanyag pohárba… Az asztal így máris rendezettebb. Képkeretet is használhatsz a rendszerezésre! A lomtalanított fiók rendjét legkönyebben a tagolással tarthatod meg: fedő nélküli dobozokkal, mini kosarakkal vagy vastag kartonlapokkal alakíts ki külön területeket, így nem keverednek össze az apróságok. Képes inspirációt a pakolászáshoz egy korábbi bejegyzésemben találsz!

Dekorálj!

A lomtalanítás ideális a régi dekoráció cseréjére: archiváld az aktualitásukat vesztett motivációs képeket, feliratokat, díszeket. Itt az idő újakat kitenni! Az apróságok, figurák segíthetik a munkádat, emlékeztethetnek a célodra, de semmiképpen ne akadályozzanak: az ötszáz tagú ólomkatonagyűjteményed ne az íróasztalod közepén legyen, és porfogóból se legyen túl sok, mert ha koszolódnak, azzal nem igazán fognak inspirálni, inkább dühíteni fog a rendetlenség.

Teremts hangulatot! Tegyél ki mini páfrányt vagy bambuszt, ettől otthonosabb lesz a környezet — ízlésesebb művirágot is választhatsz, ha nem tudod megoldani a folyamatos gondoskodást a növényről. Ha tűzvédelmi szempontból biztonságos, akkor választhatsz mécsest, sőt, nem zavarsz vele másokat, illatmécsest is használhatsz. Ha gyakran fordulnak meg ügyfelek az asztalodnál, egy kis tálkában néha készíts ki apró keménycukorkát, vagy gumicukrot, amiből vehetnek ajándékba. Nyilván nem ezzel fognak jól lakni (és reméljük, nem is ez lesz a szándékuk), de a gesztust értékelhetik. :)

Legyen az unalmas helyett személyes! Színes tollakkal, matricákkal, vidám jegyzetlapokkal a rutinfeladat is vidámabb lesz. Válassz a hagyományos, egyszerű tárgyak helyet olyat, ami kifejez téged! Narancssárga tűzőgép? Cicás bögre? Csillag alakú gemkapocs? Miért ne? A tárolóidat is személyesebbé teheted: fesd le akrilfestékkel, díszítsd dekortapasszal, vagy vond be csomagolópapírral — ha korábbi ajándékok csomagolását vagy virághoz adott selyempapírt keltesz életre, még újra is hasznosítasz. :) Én egy vidám zöld papírt használtam, anno egy évfordulós virághoz járt — pont akkora volt, hogy egy iratpapucsot és az asztali naptáram karton állványát is be tudjam vonni vele.

Motiváljon az környezeted! Ha van hely, kialakíthatsz egy inspirációs sarkot: ez lehet egy parafa-tábla, vagy bármilyen felület, ahova mágnessel vagy rajzszeggel tűzhetsz újságból kivágott képeket, feliratokat, családi fotókat, emlékeket, rajzokat, belépőjegyeket, idézeteket. Döntsd el, hogy melyik számodra a hatékonyabb: ha erre a falra kerül a naptárad, órarended, teendőlistád, vagy az, ha teljesen külön van? Lehet, hogy a motiváló képek hatással lesznek a tevékenységedre, így máshogy kezeled majd az idődet és a teendőidet, de az is lehet, hogy a fókuszált munkához letisztultságra van szükséged, ez esetben hozz létre egy külön részt az asztalodon a feladatoknak, programoknak. Ezt neked kell eldöntened az alapján, hogy téged mi motivál. :) Krétatáblát is használhatsz a fontos információk feljegyzéséhez vagy vidám rajzok készítéséhez. Nekem az íróasztalom jobb felén van a naptár és a teendőlista, a tollakkal és a többi irodaszerrel együtt (valószínűleg azért is, mert jobb kezes vagyok, és oda nyúlok automatikusan, ha fel akarok írni valamit), a dekorációs bigyóim pedig a bal oldalra kerültek.

Jó pakolászást, aztán pedig jó munkát! :)