Amikor a “felhőben” tárolásról van szó, mindig beragad a fejembe Tunyogi Orsi “Ha lemegy a nap” című örökbecsűjének refrénje (ha neked nem, akkor elég, ha annyit mondok, hogy jött egy felhő és leszállt közénk). Úgyhogy most már van is egy háttérzenénk ehhez a cikkhez. :)

Amúgy nagyon cuki ez a felhő elnevezés, úgy tűnik tőle, mintha pici pufók angyalkák vigyáznának a cuccainkra, holott igazából csak arról van szó, hogy egy több eszközről elérhető szerveren tároljuk a kis dolgainkat. Régen FTP-vel csináltam hasonlót, de ez is az internet demokráciája, hogy most már a telefonom is többet tud, mint a tizenöt évvel ezelőtti asztali gépem. Imádom.

Na, de mire is jó a “felhőzés”, és hogyan kell okosan használni? Összegyűjtöttem néhány szempontot és funkciót, amit érdemes kihasználni.

1. előny: Szinkronizálás

Lejárt a családi számítógépek kora, egy ember is többféle kütyüvel jelentkezik be éppen az igényei vagy a földrajzi helyétől függően — mobiltelefon, tablet, asztali gép, laptop, vagy akár mind a négy. Teljesen felesleges és időpocsékolás külön-külön szoftvereket, adatokat tartani mindegyiken, és aztán jól megjegyezni, hogy na ezt melyiken is jegyzeteltem, hova is van elmentve… A kétezres években megjelent mobiltelefonoknak is volt beépített naptára, de amint készüléket váltottál, fújhattad, amit oda beírtál, mert kezdhetted elölről bepötyögni, hogy kinek mikor van a szülinapja. Szóval éljen a szinkronizálás! Megkönnyíti a készülékváltást, újratelepítést, mert nem kell órákat szöszölnöd azzal, hogy mindent mindenhova újra felvezess.

Google Contacts — már csak ide vezetem a telefonszámokat, és amint belépek a Google fiókomba, leszinkronizálja, ott van mindenkinek a száma, fotója, kész, nem kell vele többet foglalkoznom. :) Plusz, az asztali gépről is tudom szerkeszteni, szóval nem az érintőképernyőn kell pötyögnöm. (Szerintem érintőképernyőn dolgozni hosszútávon lehetetlen, egy-egy ékezet nélküli e-mailt megírok, de érdemi munkára alkalmatlan vagyok. Éljen a rendes billentyűzet és a laptop, ha pedig a hátam is beleszólhat a dologba, asztali gép, normális íróasztallal és székkel. #oldschool)

Google Naptár — nem írásban vezetett családi naptárnak remek, mert ha valaki beír valamit a saját naptárába, és az meg van osztva a többiekkel is, mindenki másnál is automatikusan látszani fog. A különböző családtagok kaphatnak különböző színeket, és kész is a színkódolt digitális csoda. :) A pittyogó emlékeztetőket már nem is mondom, az újonnan bevezetett tervező pedig szintén jópofa (előre beír X időközönként az üres helyekre egy olyan elfoglaltságot, amiben szeretnél jobb lenni — pl. torna, olvasás, barátokkal töltött idő, stb.) Szerintem nagyon jól működik a digitális ÉS az írásban vezetett naptár egyszerre, csak fontos meghúzni a határokat, hogy miben mit vezetsz, különben megőrülsz, hogy másolatokat csinálsz ugyanarról a programról ötezer helyre. De úgy is csinálhatod, hogy az időpontok kizárólag digitálisan vannak, az ötleteid meg írásban, például egy gyűrűs kalendáriumban. Én egy többszörös hibridet használok a gyűrűs naptárammal, egyszerre váltja ki a jegyzetlapokat, és részben a teendőimet is itt vezetem. :)

További rendszerező mobiltelefonos-appokról itt olvashatsz — ezek is a felhőt használják, és asztali gépről is eléred őket.

Használd, ha: több készüléken dolgozol egyszerre, vagy új készüléket készülsz beüzemelni / lecseréled a meglévőt. Könnyebb lesz a telepítés és az új eszköz “belakása”, ha felhőből szinkronizálod le a dolgokat.

2. előny: Automatikus archiválás

Szerintem a Dropbox automatikus képmentő opciója a legjobb, amit telefonlopás-ellen kitaláltak. Mármint nyilván nem ettől fogják kisebb eséllyel ellopni a telefonodat, de általában az első sokk után nem a tényleges piaci értékét fogod siratni a készülékednek, ha elvesztetted, hanem azokat a dolgokat, amik csak neked fontosak: a családi fotókat, emlékeket. Igen, ildomos bizonyos időközönként teljes mentést csinálni a fotóidról, de ezt sokan nagyon sokáig halogatják, és ha pont akkor üt be a káosz, amikor épp egy fontos képsorozatról még nincs másolat, az nagyon fájdalmas. Az automatikus képmentegetés azonnal feltölti a Dropbox fiókodba a képeket, amint wifire csatlakozol (hogy ne zabálja a mobilnet forgalmadat), ezt nagyon ajánlom bekapcsolásra.

Viszont nagyon fontos, hogy ne csak a felhőben őrizd meg a fontos dolgokat! Legyen róla másolat a gépeden és hosszú távra egy külső winchesteren is (a CD-k és DVD-k is folyamatosan öregszenek, azokat is érdemes így tárolni), mert sajnos a felhő is megpukkanhat. Ami rosszabb, hogy a Dropboxnak megvan az a rossz tulajdonsága, hogy ugyan készít másolatot a saját merevlemezedre egy mappa formájában, viszont az teljesen le van szinkronizálva az összes többi géppel, amin még meg van osztva. Szóval ha te törlöd abból a mappából, nem csak tőled törlődik, hanem azoknak a gépéről is, akikkel meg van osztva. Láttam én már így teljes munkafolyamatokat elveszni, mert az egyik résztvevő úgy gondolta, kicsit pucolgat a vinyóján, és törölte a Dropbox mappájából a projekt dokumentumait — mindenki másnál is… És a Dropboxon nincs Lomtár, amiből vissza lehetne hozni. Úgyhogy ami nagyon-nagyon fontos, az ne csak a felhőben létezzen!

Használd, ha: nagyon sokat fotózol telefonnal, és szeretnéd, ha ezekről az emlékeidről lenne egy másolatod, amiket utána majd biztonságosabban is elmentesz, de ne azon múljanak a nyaralási fotók, hogy épp eszedbe jutott-e mentést készíteni róluk!

3. előny: Hatékony közös munka

Az megvan, amikor több, mint egy ember dolgozik egy projekten, és akkor küldözgetitek e-mailben egymásnak a “projektleiras1.doc” “projektleiras1-verzio2.doc” “projektleiras-vegleges1.doc” és “projektleiras-ezaveglegesmostmartenyleg.doc”-okat? A felhős munka ezt is kiküszöböli, például ha Google Drive-ot használtok (igen, már megint Google, de hát tudjuk, hogy a barátunk). Mindenki konkrétan ugyanazon a dokumentumon dolgozik, ugyanaz a fájl bővül, vagy, ha nem konkrétan akarsz beleírni, lehet mellette megjegyzéseket is hagyni. Excel-típusú táblázatot, ppt-t vagy sima szöveges dokumentumot is készíthettek, és visszakövethetők a változtatások, tehát ha valaki mégis olyat változtat, amit nem kellett volna, vissza lehet állítani egy korábbi verziót.

Ha nem másokkal dolgozol, akkor is hasznos lehet a felhős munka, ha több gépről szerkesztesz egy anyagot, vagy van egy olyan dokumentum, amire gyakran szükséged van (pl. fontos, de nem titkos adatokat, címeket, számokat tartalmaz) — így nem kell azon izgulnod, hogy vajon nálad van-e pendrive-on. :)

Használd, ha: többen dolgoztok egy projekten, vagy te egyedül több gépről is dolgozol egy munkán.

A felhő veszélyei

Minden online — azaz sosem offline

A felhő előnye, hogy csak internet kell ahhoz, hogy hozzáférj a fontos fájlaidhoz, amennyiben feltöltötted őket a felhőre. Hátránya, hogy ha nincs neted, akkor meg vagy lőve.

Ezért nagyon fontos, hogy amellett, hogy kihasználod a felhő előnyeit, ne feledkezz meg az arany középútról, és rendszeres időközönként készíts a főbb gépeidre (pl. laptop, asztali gép) mentést a legfontosabb anyagokból, hogy ha épp áramszünet van és még bírja a laptopod akksija, akkor se az legyen, hogy a plafont bámulva malmozol, és megy fel a vérnyomásod, mert nem tudsz haladni a munkáddal. A felhőt használd ki, de ne függj tőle, így nem lesz viharos a kapcsolatotok (vihar, érted, mert felhő :D).

Így oldd meg: Képzeld el, hogy nincs internet, és dolgozni szeretnél. Melyik fájlok azok, amikhez hozzá akarnál férni most rögtön? Csinálj belőlük egy offline másolatot mihamarabb.

Minden egy helyen

A felhőhöz konnyű hozzáférni, de ha nem vagy elővigyázatos, nem csak neked. Ha megvan a jelszavad, akkor simán hozzáférhetnek a naptáradhoz, e-mailjeidhez, privát dokumentumaidhoz, munkaanyagaidhoz, családi fotóidhoz. Nagyon fontos tehát, hogy védd a hozzáférésedet a felhő-fiókjaidhoz!

Így oldd meg: Használd ki a kettős azonosítást, és válassz egy nagyon erős jelszót (a jelszóválasztás mikéntjeiről itt írtam bővebben). A jelszavaid kezelésében segítségedre lehet a LastPass alkalmazás, ami a különböző fiókoknak különböző jelszavakat generál le, többszörös biztonsági falakat alkalmaz, ráadásul több eszközödre is letöltheted. Mindent elintéz, neked csak egyet kell megjegyezned: egy mesterjelszó kell a működtetéséhez, ezt viszont nagyon okosan válaszd meg, ne az legyen, hogy 1234, mert ez nyit mindent. Minél hosszabb, annál jobb — de erről is olvashatsz részletesebben a jelszóválasztós cikkemben.

Ti milyen felhős lehetőségeket használtok ki? :)