Kriszta 28 éves, és egy telekommunikációs cégnél irodavezető — nem ő szerepel a képen. :) Az irodavezető fogja össze az iroda életét, szortírozza a feladatokat, átlátja a folyamatokat, teendőket, de Kriszta foglalkozik betanítással, ügyintézéssel, és még egy csomó kisebb-nagyobb feladattal. Szerintem legfontosabb mondat Kriszta válaszai közül, ami jól leírja a szakmáját, a következő: “Az irodavezetés egy támogató jellegű háttérmunka.”

– Miből áll a munkád?

Erre nem lehet röviden válaszolni. :) Nem nagyon mondhatom azt, hogy van átlagos napom, mivel hihetetlen sokrétű az, amit csinálok, soha nem unatkozom, és nagyon sok újdonságot tanultam a két év alatt, amióta a cégemnél vagyok. Vannak persze visszatérő tevékenységek, amelyek olyan dolgokból állnak, mint hogy bevásároljak az iroda konyhájába, hivatalos dokumentumok iktatását végezzem, taxit hívjak a partnereknek, vagy leszaladjak a postára, névjegyeket rendeljek, miután ellenőriztem a látványtervüket stb. De mivel a mi cégünk folyamatos változáson megy keresztül, van időszak, amikor nagy a fluktuáció, így emberhiány miatt pénzügyi, humán erőforrás feladatokat is nagyban elláttam/ellátok. Azért szeretem ezt a munkát, mert mindenbe belekóstolhatok egy picit, így nagyon széles ismereteket szerezhetek sokféle beosztással kapcsolatban.

– Milyen képzés kellett ahhoz, hogy ezzel foglalkozhass?

Alapvetően az irodavezetés nem specifikus munka, így nem kell hozzá külön képzés. Bölcsész végzettségem van, de ugyanakkor elemző és kontrolláló személyiségjegyekkel is rendelkezem. Talán erről a főnökömet kellene inkább megkérdezni, miért engem választott. :) Attól függően, hogy milyen üzletágban tevékenykedik az adott cég, más feladatköröket kell ellátnia az iroda vezetőjének. Ha mégis egyszerűsítenem kéne, azt mondanám, hogy két tulajdonság elengedhetetlen az ilyen típusú irodai munkához. 

A türelem és az elemző készség nagyon fontos. Türelem azért, mert emberekkel kell dolgoznunk, és mivel nem vagyunk egyformák, a kollégákkal és a főnökkel is egyaránt érdemes megtalálni a megfelelő hangnemet. Ehhez rugalmasság is szükséges. Az én munkámban elengedhetetlen a kollégákkal történő napi szintű kapcsolattartás. Szükségük van a törődésre, arra, hogy foglalkozzam velük, de mivel a HR-es kollégáknak sok a dolguk, és én majd minden területre rálátok, szoktam ebben is segíteni nekik. Egyfajta pszichológusi tevékenység ez, amikor mindig van egy jó szavad a postáshoz, megdicséred a főnök nyakkendőjét, figyelsz a partner igényeire, de közben elbeszélgetsz a többi kollégával arról, hogy mit főztek tegnap. A másik az elemző készség, szerintem ez a lehető legfontosabb tulajdonsága annak, aki nem csak egy speciális feladatkört lát el adminisztratív területen. A részfeladatokat össze kell fogni, ha több kézben vannak, a folyamatokat át kell látni, a kollégákat és nem egyszer a feletteseimet is terelgetni, irányítani kell, emlékeztetni a szükséges információkra, határidőkre. Nagyon fontos a jó memória, a segítőkészség, és hogy rálássunk minden területre, feladatkörre. A vezetés szó is sokat elárul arról, hogy milyen típusú feladatkör az, amit el kell látnom. Az irodavezetés egy támogató jellegű háttérmunka.

– Mi a legnagyobb félreértés a munkáddal kapcsolatban?

Az irodavezető a modern kor titkárnője, ehhez képest nagyon sok helyen alulértékelik ezt a pozíciót. Nem tudja senki, hogy pontosan mit csinálunk. Sokan azt is gondolják, hogy az irodavezetés kimerül abban, hogy kávét főzünk és telefonon csevegünk, vagy körmöt lakkozunk, de a valódi háttérmunkát, mivel eléggé megfoghatatlan, általában nem érzékelik, vagy nem kötik az adott személyhez. Jelen esetben hozzánk. Így sokan azt hiszik a munkánkról, hogy természetes, holott nagy energia befektetés van mögötte. A másik félreértés az, amikor azt hiszik az emberek, hogy mert irodavezető vagy, bármilyen munkát el tudsz végezni, ha nincs rá ember.

– Mikor érezted úgy először, hogy „igen, ez az, ezt kerestem, itt a helyem”?

Ez még az előző munkahelyemen történt, amikor a csoportvezetőnk asszisztense voltam. 15 embert tanítottam be egy munkafolyamatra, miközben a főnök utasításait fordítottam le nekik. Mindkét fél elégedetten távozott :) Ekkor tudtam azt, hogy az asszisztencia az, amiben megtalálhatom önmagam.

– Minek készültél gyerekkorodban?

Kulturális pályára készültem, irodalmat szerettem volna tanulni és azzal foglalkozni, később filmes pályát képzeltem el magamnak, de mindig tudtam, hogy egy irodában fogok végül kikötni. Ez nem negatívum, ellenkezőleg, nagyon örülök neki, mert imádom csinálni.

– Mi eddig a legnagyobb eredményed, amire nagyon büszke vagy?

Rendkívül büszke vagyok arra, hogy nagyon jól tudok betanítani speciális munkafolyamatokat. Amikor a cégnél kezdtem, még volt olyan időszak, hogy senki nem volt az irodában, vagy csak ritkán jártak be, mert tárgyaltak vagy otthonról dolgoztak a kollégák és a főnök. Ha szükségem volt segítségre, ritkán volt elérhető közelségben ember, akitől megkérdezhettem volna. Amikor az egyik HR-es kolléganőnek és később a pénzügyes kolléganőnek betanítottam azokat a munkafolyamatokat, amelyeket addig én végeztem, és közben elmondtam a cég felépítését, az egymásra épülő folyamatokat, majd láttam, hogy ez működik, és könnyen tudnak ezek után dolgozni, akkor nagyon büszke voltam magamra. Szerintem nagyon fontos, hogy az ember értse azt, amit csinál, és én nagyon örülök annak, hogy ezt megfelelő formában át is tudom adni.

– Van olyan ember, aki sokat segített, támogatott téged az utadon?

Az előző munkahelyemen egy speciális, betanítást igénylő munkát végeztem. Ki akartam törni belőle, mindenáron valami kreatív munkát szerettem volna végezni, de csak nagy nehezen sikerült. Az akkori főnököm meglátta bennem az asszisztensi tulajdonságokat, amitől jó lehetek, hogy rá tudok érezni mások kívánságára, hogy nagyon jól együtt tudok dolgozni a legtöbb emberrel, mert rugalmas vagyok. Segített és támogatott, miatta jöttem rá arra sok év után, hogy ebben vagyok jó, és ezt akarom csinálni.

– Milyen kihívások vannak a munkádban?

Az a legkimerítőbb, hogy szimultán kell figyelni, sokszor hirtelen kell egy témáról átkapcsolni egy másikra. Mindig jelen kell lenni, mert nem tudhatom, hogy épp milyen kérdéssel/kéréssel kapcsolatban keresnek meg, de ha ez megtörténik, illik tudni a választ.

Illetve mindig lesz olyan ember, akinek rossz napja van. Ezt egyszerűen meg kell szokni, és kész. Ha tudjuk kezelni és nem vesszük magunkra, sokkal könnyebb lesz elviselni egy-egy kellemetlen megnyilvánulást.

– Mikor szoktad úgy érezni, hogy „ezt nem fogom már kibírni”?

Két alkalommal volt olyan, hogy besokalltam, és azt gondoltam most váltanom kell. Az egyik a főnököm miatt volt, mert hihetetlenül nehéz természete van, és nem kaptam tőle megfelelő segítséget, de még támpontot sem egy-egy feladat megoldásához. Mindig azt várta el, hogy oldjam meg, de az már nem zavarta, hogy hogyan. Ez nem volt személyes, mindenkivel ilyen, de sajnos ezzel az én munkámat nehezítette. Azért maradtam mégis, mert egyrészt szeretem a kihívásokat, és úgy érzem, hogy az ilyen helyzetek megerősítenek. A másik pedig, amikor elértem a teljesítőképességem határát. Legalábbis úgy gondoltam. Nem láttam a feladatok végét, ideges voltam, nem jöttem ki jól a könyvelőnkkel, és a kollégáktól is csak a panaszáradat zúdult rám. Úgy éreztem magamra hagytak, és ettől nagyon elkeseredtem. Mégis az a gondolat segített, hogy nagyon, de nagyon szeretem a kollégáimat, és ez ad erőt minden egyes alkalommal. Ha nem is rögtön, de megérzik, ha baj van, és támogatnak. Egy összetartó csapat nagyon fel tudja dobni az embert. Ha vannak közös viccek, közös időtöltések, olyan „napi marhaságok” amik összekötnek minket, az ad igazán erőt.

– Mivel kapcsolódsz ki munkaidőn kívül?

Főleg filmeket, sorozatokat nézek, színházba járok, a barátaimmal találkozom, macskát simogatok. :) A sportolás is jót tesz, főleg, ha ülőmunkát végez az ember számítógép előtt. Sokszor olyan is van, hogy elmegyünk egyet sörözni a kollégákkal.

– Mit tanácsolsz annak, aki hasonló pályára készül?

A gondolatolvasás egy jó tulajdonság, bár kevesen rendelkeznek vele. :) Sajátítsátok el, és nyert ügyetek van! No, viccet félretéve, a jó irodavezető olyan, mint a jó feleség. Ő irányítja a férfit, de úgy, hogy az még véletlenül se vegyen ebből észre semmit. :)

– Milyen kérésed lenne a hozzád forduló ügyfelekhez?

A „köszönöm” egy olyan szó, amelyből soha nem elég. Rendkívül jól esik az embernek, ha értékelik az igyekezetét, és észreveszik, hogy miattuk dolgozik. Akár egy gyógyszertárban, csemegeboltban, dolgozunk, fontos, hogy figyeljünk a másik emberre, hogy enyhítsük a saját és ezzel a másik feszültségét. A rohanó világban olyan ritka a türelem és a segítőkészség. Legalább mi ne gyarapítsuk. A titkárnő is ember, szívesen veszi, ha megköszönik neki a pohár vizet, vagy a taxit, amit hívott nekünk.

photo credit: mpujals via photopin cc