Nem lesz olyan naptárrendszer, ami mindenkinek minden igényét kiszolgálja. Sőt, olyan sem lesz, ami neked életed végéig tökéletes lesz. Bármilyen feladataid, fontossági sorrended is van most, az öt-tíz év múlva teljesen más lesz – de már az is lehet, hogy jövőre. Éppen ezért jó, hogy nincsen semmi kőbe vésve. Mindig változtathatsz azon, hogy a következő éves naptár megvásárlásakor milyen naptárt, tervezőt választasz a különböző feladataidhoz.

Én a folyton alakulú élethelyzetek miatt a rugalmas rendszereket preferálom, ezért ebben a különböző naptárakat és tervezőtípusokat összehasonlító bejegyzésben azokról lesz szó, amiket te is használhatsz vagy átalakíthatsz úgy, hogy igazán téged szolgáljanak.

Ebben a bejegyzésben összeszedtem az összes fő jelenleg kapható naptártípus előnyeit és hátrányait az alábbi kategóriákban:

1. Digitális naptárak
2. Digitális teendőlisták
3. Kézzel írt teendőlista
4. Falinaptár, asztali naptár
5. Gyűrűs naptár, filofax
6. Bullet journal
7. Kötött határidőnapló
8. Hogyan találd meg a te naptárkombinációdat?

Nem rövid a lista, vágjunk is bele!

Digitális naptár

Minden telefonon, számítógépen is elérhető naptár ide tartozik — legjobban kihasználható, ingyenes opció például a Google Calendar.

A digitális naptár előnyei:

• Másokkal megosztható, vagyis ha te beírsz valamit a te naptáradba, az, akivel meg van osztva, látni fogja, hogy akkor ne számítson rád. Vagy épp tudsz neki szólni, hogy ő magának ne szervezzen akkorra mást, mert közösen van dolgotok.
• Családi naptárra ideális – minden, ami nem csak téged érint, mehet a közösbe.
• Ami csak a te feladatod, és nem is kell másnak tudni róla, mert nem érinti, az ő terveit nem befolyásolja, az maradhat csak a te naptáradban. (Hogy a “csak te” típusú feladatokat szintén egy digitális naptárban, vagy írásban vezeted, az is abszolút rád van bízva. Ahogy jól esik, ami neked a legjobban logikus.)
• Automatikusan szinkronizál saját magával, azaz amit a telefonodon beírsz, látszik a gépeden, és fordítva. Így nem kell mindent ötezer helyre felírnod, hogy nehogy pont ott ne lásd, ahol kéne…
• Beállíthatod, hogy bizonyos események, feladatok előtt küldjön emlékeztetőt – fél órával előtte, két nappal előtte, két héttel előtte… attól függően, hogy mennyi időt szeretnél a felkészüléshez. Ha például az éves rákszűrésed esedékes, beállíthatod, hogy előtte egy hónappal szóljon a telefonod, hogy még időben időpontot tudj foglalni. Hiszen ha csak aznap szól, amikor esedékes, akkor tolódik az egész. 🙂

A digitális naptár hátrányai:

• Ha le van merülve a telefonod, vagy nem vagy gépközelben, esetleg nincs internet, nem biztos, hogy bele tudod írni, amit szeretnél.
• Ha nem “esik kézre” a rendszere, ha nem elég kézzel fogható a digitális naptár, nem fogod valódinak érezni, vagy nem érzed úgy, hogy van súlya annak, hogy leírtad, vagy nem feltétlenül okoz akkora elégedettséget, ha kipipáltad.
• Nem limitál a keretrendszer, azaz végtelen mennyiségű teendőt és eseményt be tudsz írni egy napra, ellenben a papírtervezővel. Könnyű túlszervezni, túlvállalni magad, ha nem figyelsz oda.

Érdemes digitális naptárat hasznánod, ha…

• Másokkal is meg szeretnél osztani bizonyos eseményeket, határidőket, programokat.
• Fontos, hogy több ember programjait lásd át egyben, és ezt ők is tudják nézni, szerkeszteni, módosítani, illetve nekik is fontos, hogy ők lássák a tiédet / többiekét.
• El tudod választani, hogy mi az az információ, amit csak neked kell tudnod, és mi az, ami másokra is tartozik és fontos, hogy lássák, mert őket is érinti, az ő terveiket is befolyásolja.

Ha digitális naptárat szeretnél használni, vedd figyelembe, hogy:

• Figyelned kell rá, kinek mihez van hozzáférése, ne keveredjenek a funkciók, pl. a munkatársak ne lássák a családi naptárad részleteit, és fordítva.
• Családon belül is túlterhelhetitek egymást olyan információkkal, amik a másikra nem tartoznak. Érdemes a közös naptárak többi megosztottjával átbeszélni, mi az, ami mindenképpen lásson mindenki, és mi az, ami valakinek személyesen fontos információ, de mindenki másnak zaj.
• Ezek a fajta beszélgetések, a logikák végiggondolása az elején időbefektetést igényel, de ha kialakult egy jó rendszer, akkor az hosszú ideig segítheti minden résztvevő életét.

Digitális teendőlista

Az eseményeken és határidőkön kívül a teendőidet is vezetheted digitálisan, egyre bővülő módszerek szerint: Trello, Asana, Todoist, Google Keep, Basecamp, Notion, Obsidian, Logseq, Tana. (A kedvenc telefonos teendő alkalmazásaimról itt írtam részletesen.)

A digitális teendőlista előnyei

• Gyorsan felírhatod, ha eszedbe jut valami új dolog, amit el kell intézned.
• Könnyű kategorizálni a teendőket, külön listát tarthatsz a különböző dolgoknak, így nem egymás mellett (és ezáltal látszólag egyenértékű feladatként) szerepel a “tervezd meg a jövő heti menüt” és a “gondold át, hogy mit is akarsz az életben”.
• Meg tudod osztani másokkal is ezeket a listákat  – többen is írhattok a listákra tételeket, ha pl. bevásárlólistáról van szó, és látod, ha valami már el van végezve, ezért senki sem futkos felesleges köröket. Ennek persze az a feltétele, hogy ne csak te vezesd ezt precízen, és a többieknek se dísznek legyen a telefonján az alkalmazás, hanem használják is.
• Mindig kéznél van minden jegyzeted, ha szükséges – anélkül, hogy öt kiló papírt hurcolnál magaddal állandóan.
• Le tudod szinkronizálni a különböző eszközeidet, látni fogod a friss, összehangolt listádat akkor is, ha a telefonról vagy a számítógépről írtál rá új tételt – nem lesznek dupla, átfedésben levő listák ötezer helyen.
• Ha vannak ismétlődő teendőid, beállíthatod őket, hogy újra és újra automatikusan megjelenjenek a feladataid között, nem kell őket ezredjére is újra felírnod, elég csak egyszer, aztán megadni, hogy milyen gyakran ismétlődjön.
• Könnyű sorrendiséget felállítani és változtatni, hiszen digitálisan egy egérkattintással fel-le húzhatod a tételeket egy adott listán. Nem kell új listát létrehoznod csak az új sorrend miatt, és átlátható marad, hiszen nem egy szétnyilazott-áthúzott káoszból kéne kihámoznod, hogy mi is a következő feladat.
• Több alkalmazás tud emlékeztetőt küldeni arról, hogy éppen melyik feladat esedékes.

A digitális teendőlista hátrányai

• Nem mindegyik teendőlista szól. Számos alkalmazás arra épít, hogy ha felvittél egy teendőt, azt nyilván majd megnézed. Kivéve persze, ha nincs benn a kezedben, hogy rendszeresen oda is menj, és így a digitális teendőlista helyett digitális kertvégi gödör funkcióját tölti csak be a szoftvered.
• Ha vannak emlékeztetők, azokat könnyű kinyomni, és nem biztos, hogy utána visít megint a telefon, hogy csináld meg azt a fontos dolgot. Ha pont akkor visít, amikor neked nem alkalmas elvégezni, még mindig el tudod felejteni később.
• Ha lemerül a telefonod, vagy nincs net, és a szoftvernek nincs a gépedre/telefonodra mentett funkciója, akkor elérhetetlenek az adataid.
• Ha csak a telefonodon jelenik meg egy feladat, és ott van mellette az Instagram meg a TikTok meg a száz másik app, könnyebben elkalandozol, ha beszippant valamelyik, hiába azért vetted kézbe a telefont, hogy megnézd, mit kell csinálnod.
• Számos digitális teendőlista a nagyvállalati teendővezetés elveit próbálja átvinni az egész életre – ez könnyen vezet ágyúval verébre típusú szoftverekhez.

Ha digitális teensőlitát szeretnél használni, vedd figyelembe, hogy:

A digitális teendőlisták nagyon jók tudnak lenni, de a könnyű fókuszvesztés miatt következetesnek kell lenned magaddal, hogy ne kalandozz el, és ne veszíts el több időt, mint amennyit a használatukkal nyersz. Ennek ellensúlyozására akár direkt meg is nehezítheted, hogy egyszerűen elérd a visítós szociális média-alkalmazásokat – az alap, hogy az ilyen appok értesítéseit kapcsold ki, de ha még akkor is mindig kikötsz valamelyiken, komolyabb lépéseket is tehetsz, például kiveheted őket a gyorsindítóból, vagy törölheted őket a telefonról, hogy csak megadott eszközről, megadott időpontban közösségi médiázhass.

A legjobb digitális teendőlistákat az alábbi funkciókról ismered meg. Minél több ilyet tudnak, annál inkább ki tudod használni őket:

1. Logikusak az agyad számára, vagy változtatásokkal logikussá tehetők. Nem neked kell igazodnod valami teljesen új logikához, ami teljesen értelmetlen a számodra.
2. Ha akarod, bedobálhatod a teendőidet a naptáradba, így nem csak a teendőlistádban szerepelnek.
3. A teendőlisták hierarchikusan rendszerezhetők. Példál a “teendőlista” felett van egy “projekt” szint, ahol a különböző életterületeid teendőit szétválaszthatod.
4. A teendőknek megadhatsz alteendőket, ha akarsz. Így ha egy teendőről kiderül, hogy 5 lépése van, azokat a teendőn belül írhatod.
5. Vannak újrahasznosítható teendők és listák, így például a napi-heti rutinodat pipálhatod digitálisan anélkül, hogy minden alkalommal újra kellene írnod a listádat.
6. Van kereső és szűrő. Így könnyen elérheted, hogy csak bizonyos típusú vagy kategóriájú feladatokat láss, ne terheljen túl a végtelen lista.
7. Több felhasználó esetén delegálhatóak a feladatok. Vagyis minden teendő valamelyik felhasználóhoz (családtaghoz, kollégához, stb.) tartozik, ezek kioszthatóak, vezethetőek.

Kézzel vezetett naptár

Egy kézzel írt naptárnak ugyanúgy vannak előnyei és hátrányai is, mint minden másnak, ezért nem lehet kijelenteni, hogy ilyet használni hasznos vagy hülyeség. Itt is sok múlik azon, hogy milyen a stílusod, illetve milyen típusú teendőket vezetnél benne, számodra mire jó egy papírtervező, neked milyen a belső logikád, amit egy-egy ilyen tervező meg tud támogatni. Először nézzük az írásban vezetés előnyeit és hátrányait általában, utána pedig egyenként a különböző írott típusokról is mondok pár szót, hogy könnyebb legyen a különböző funkciókhoz, projektekhez megtalálnod a legmegfelelőbbet

A kézzel vezetett naptárak előnyei

• Kéznél van, csak egy toll kell hozzá
• Offline is működik, sosem merül le 🙂

A kézzel vezetett naptárak hátrányai

• Otthon tudod hagyni (a telefonodat is, de mivel azt másra is használod, talán jobb esélye van arra, hogy mindig nálad legyen)
• Ha valaki másnak is látnia kell ezeket a teendőket, akkor fizikailag ott kell lennie a naptárad közelében, hogy kinyithassa és belenézzen, vagy kell vezetned egy digitális másolatot valahol, amit meg tudsz osztani vele.
• Ha eszedbe jut valami, amit ide felírnál, fontos, hogy nálad legyen a naptárad és elő is tudd venni, hogy beleírhass. Ha a jó ötleteid vezetés vagy zuhanyzás közben jönnek, ki kell találnod, hogy hogyan ne vesszenek el, vagy hova tudod ideiglenesen felírni őket, utána pedig kell lennie egy rutinodnak arra, hogy ezeket mihamarabb felvezesd a végleges helyükre. A cetli király segítség, de csak átmeneti adathordozónak.

Akkor vezesd írásban a teendőidet, ha…

• segít az emlékezésben, ha leírod a dolgaidat
• van az életednek egy olyan területe, amit ezzel le tudsz választani, és például csak ehhez a projekthez kapcsolódó teendőket, időpontokat tartod a naptáradban (mondjuk csak a vállalkozásod dolgai vannak itt, vagy csak az egyetemi időpontok, de azt nem ide fogod felírni, hogy kinek írsz karácsonyra képeslapot, és mikor kell időpontot foglalni a fodrászhoz)
• számodra maradandóbb, kézzel foghatóbb, ha leírod a dolgokat
• a papírral való munka megadja a kreatív önkifejezés lehetőségét, általa van lehetőséged szép írószerekkel dolgozni, ez pedig segíti a lelkesedésedet, motivációdat is, hogy a teendőiddel foglalkozz Egy jó toll vagy egy klassz matricakészlet nem gyerekes hülyeség, ha hatékonyabb vagy tőle, mert szívesebben nyitod ki a határidőnaplódat! Mindegy, hogy miért nyitod ki, ha egyszer használod, akkor tud segíteni és kész.

Kézzel írt teendőlista

A kézzel, papírra írt teendőlista előnyei

• Tényleg csak egy toll és egy fecni kell hozzá.

A kézzel írt teendőlista hátrányai

• Ha nincs rendszerben, hogy a cetlijeid mi alapján készülnek és hol tartod őket, esélyed sem lesz visszakeresni őket. Valahova felírtad, de hova? Ha nem találod meg, amit leírtál, akkor ugyanott vagy, mint ha le se írtad volna.

Falinaptár, asztali naptár

Az asztali és fali naptár előnyei

• Az írott naptárak “megosztható” verziója, már amennyiben mások által is jól látható helyre teszed.
• Nagyon specifikus és szűk feladat ellátására alkalmas a legjobban: elsősorban határidők, események, egész napos program vezetésére.
• Ezekben vezethetők ideálisan a szabadságok, utazások, nyaralások, vizsgák, látogatások
• Különböző színekkel jól elkülöníthetőek a különböző családtagok.

Az asztali és fali naptár hátrányai

• A rubrikák száma sokkal kisebb, mint egy határidőnaplónál, ezért teendők vezetésére nem alkalmas.
• Bármi, ami a napi szintnél szűkebb, falinaptáron nehezen vezethető és átlátható.
• Az asztali naptárak méretükből és beosztásukból adódóan alkalmatlanok bonyolult párhuzamosságok vezetésére

Gyűrűs naptár, filofax

A gyűrűs naptár előnyei

• Olyanra szabod a beosztását, amilyenre csak szeretnéd – betétlapokkal átrendezheted, ki-be rakhatsz bele dolgokat.
• A betétlapok színét, vastagságát, stílusát te döntheted el. Ha van egy lyukasztód, garantáltan olyan papírt tudsz beletenni, ami elbírja a legélénkebb filceidet is.
• Tervezhetsz magadnak betétlapokat, egy nyomtatóval akkor késztesz magadnak új táblázatokat, amikor csak szeretnél.
• Nem kell megvárnod a január elsejét, ha teljesen átpakolnád az egészet. Akár néhány havonta teljesen újraértelmezheted a koncepcióját.
• Külön kezelhetsz benne naptárat, teendőlistát, projekteket, ezeket egymáshoz képest mozgathatod, a nem szükséges dolgokat pedig archiválhatod.

A gyűrűs naptár hátrányai

• Ha nem csak tennivalókat, programokat írsz bele, hanem emlékeket, gondolatokat is, illetve dekorálod, akkor kidobni nyilván nem annyira jó ötlet, a kivett lapokat viszont kényelmetlen archiválni. Egy kötött tervezőt felraksz a polcra, és lapozgathatod, mint egy albumot. A gyűrűs naptár lapjaira ki kell találnod egy megoldást, hogy hogyan tudod összefűzni, rögzíteni, hogy később is lapozható, visszakereshető legyen. Ha a sima tennivalókon kívül többre is használnád, és eltennéd emlékbe a lapokat, arra lehet, hogy nem lesz a legjobb, mert a végén egy kupac cetlivel leszel gazdagabb.
• A betétlapok olcsók, vagy egyszerűen nyomtathatsz magadnak később, de maga a gyűrűs mappa már komolyabb kiadás is lehet. Igaz, hogy évekig használhatod, de ez csak akkor van így, ha nem szükséges később méretet váltanod, amikor kinőtted. Ha nagyobb oldalakra van szükséged (pl. Personal méretről váltanál A5-re), teljesen új mappát is kell vásárolnod, ami megint egy nagyobb kiadás. A mappa az éveken át tartó használattól kophat, szakadhat, a gyűrűk is elromolhatnak, így lehet, hogy idővel azért kell cserélned, mert tönkremegy, hiába jó a mérete.
• A gyűrűs mappának alapból van egy vastagsága, függetlenül attól, hogy mennyi lapot tartasz benne, így kicsit ducibb, mint egy sima tervező, ezt a hordozhatóságnál figyelembe kell venni.
• A gyűrűk útban lehetnek jegyzeteléskor, kényelmetlenek a csuklód alatt (ha jobb kezes vagy, a bal oldalon jegyzeteléskor, ha bal kezes, akkor a jobb oldali jegyzeteléskor). Ha ez nagyon zavar, minden alkalommal kiveheted a lapot, hogy az asztalon írj rajta, de ez plusz idő és elég nagy macera.

Bullet Journal

A bullet journal előnyei

• Ha szeretnéd fűzve tartani a gondolataidat, mert a gyűrűs naptár neked túl szétszórt, egy fűzött, de üres pöttyös jegyzetfüzetben magadnak alakíthatod ki a lapjaid beosztását.
• Olyan beosztású napi-heti-havi tervezőt rajzolsz magadnak, amilyet csak szeretnél. Akár hetente változhathatod a stílust és a beosztást.
• Ha éppen nem vezeted pár hónapig, akkor sem tátognak üresen az előre megnyomott lapok, hiszen mindig csak annyit rajzolsz egyszerre, amit el is használsz. Bármikor felveheted a fonalat.
• Egyéb jegyzeteknek, ötleteknek, teendőlistáknak is bőven jut hely. Mikor épp mire van szükséged.
• Kiélheted a kreatív rajzolós energiáidat, hiszen az oldalakra kalligráfikus feliratokat, rajzokat is készíthetsz.

A bullet journal hátrányai

• Az, hogy üres, az azt jelenti, hogy tényleg neked kell mindent kitalálni. Nincs semmilyen vezetőd vagy mankód, az üres oldal pedig ijesztő lehet.
• Időt kell szánnod arra, hogy megrajzold a szerkezetet, mielőtt beleírhatsz. Minél bonyolultabb beosztásokat találsz ki magadnak, annál több időt vesz igénybe, hogy megrajzold az adott lap szerkezetét, és megismételd ezt minden alkalommal, amikor ugyanarra a típusú lapra van szükséged.
• Amikor gyorsan fel kell írni valamit, de még nincs berajzolva a következő heti struktúra, akkor vagy elengeded a rajzolgatást, vagy plusz időt kell szánnod a szerkezet megrajzolására, mielőtt felírhatod, amiért kinyitottad a füzetet.
• Az oldalak számozása és a tartalomjegyzékezés is a te feladatod, hogy vissza is tudd keresni, hogy mi hol van. Ki kell találnod egy rendszert, hogy milyen információval mi történik, miután bekerül a füzetbe, és minek hol van a helye.
• Nyomaszthat a sok díszes-művészi bullet journal videó, amik gyakran az esztétikumra fókuszálnak a praktikum helyett. Ha tényleg időbeosztásra akarod használni, akkor a hasznos lényeget sokszor úgy kell kihámozni a rajzos-dekoros videókból.

Kötött határidőnapló

A nyomtatott határidőnapló előnyei

• Ha megtalálod azt a beosztást, ami neked logikus, nem kell minden héten újrarajzolgatnod a táblázatokat, hanem van egy számodra jól működő keretrendszer, amin belül építkezhetsz.
• A beosztás adta lehetőségek és limitációk egyaránt segíthetik a munkádat: papíron jobban “látod” magad előtt az idődet, ha akarsz se tudsz 20 oldalt szánni egy heti teendőlistára, mert nincs rá hely, így segít priorizálni, észrevenni, ha túlságosan teleírtál mindent programmal és feladattal.
• A bullet journalhoz hasonlóan itt is van lehetőséged kiélni a papír-írószer rajongásodat, egy kötött határidőnaplóban is szuperül megférnek a matricák, dekortapaszok, színes filces feliratok, és minden, amit csak szeretnél.
• A tennivalóid mellett naplózhatsz is benne, és mivel a gyűrűs naptárral ellentétben nem különálló lapokból áll a határidőnaplód, év végén a kötetet szépen felteheted a polcra, és bármikor lekaphatod, ha megnéznéd, miket főztél tavaly márciusban, vagy melyik sorozat volt

Ezeket a szempontokat kell figyelembe venned a jövő évi határidőnapló vásárlása előtt:

• Meg kell ismerkedned az időbeosztásodhoz való hozzáállásoddal ahhoz, hogy megtaláld a megfelelő terméket. A sokféle beosztás és kiegészítőlap miatt egyáltalán nem mindegy, hogy milyen beosztása van annak az előre nyomtatott kötött határidőnaplónak. Ezért vásárlás előtt ki kell ismerned, hogy melyik lesz neked a legjobb, milyen a te belső logikád, mire van szükséged a papíron tervezéshez.
• Ha csak az a szempont dönt, hogy melyik tervezőnek cuki a borítója, lehet, hogy kiszúrsz magaddal. Ha a beosztása nem illik hozzád, nem praktikus, nincs benne elég hely arra, amire te szeretnéd használni, akkor ott fog ülni a fiókban, és kidobott pénz lesz, amit elköltöttél rá.
• Ha nem január elsején van rá szükséged, hogy elkezdd, és nem pont december 31-én akarsz váltani, akkor üres lapok maradnak a nyakadon – ami idegesítő is, és pénzkidobás is. Ezért érdemes átgondolni, hogy milyen beosztás lesz az, ami a lehető legrugalmasabban kiszolgál a következő évben, vagy válassz dátumozatlan tervezőt, amit akkor hagyhatsz félbe, amikor csak szeretnél.

 

Melyik tervezőtípus lesz neked a legjobb?

Szabad és lehet többféle naptártípust használnod egyszerre, nem csak a digitálist hangolhatod össze a papírral, de lehet külön projektes bullet journalod is a fő papírterveződ mellett is. Mindent szabad, ha számodra egyértelmű, hogy mit hova írsz fel és hol keresed vissza az információt. Mert ha minden mindenhol is lehet, akkor csak a káosz lesz nagyobb, de erre nem az a megoldás, hogy Csak Egy Tervező Maradhat, hanem az, hogy szépen lepucolod, hogy nálad mi mire való. 

De a digitális és papíralapú naptárainkat, tervezőinket nem egyértelmű összehangolni, kiiktatni az átfedéseket, csökkenteni a keresgéléssel és másolgatással töltött extra időt és stresszt.

Ezért hoztam létre a Naptárszelektáló PDF munkafüzetet, ami egy egyszerű és praktikus gyakorlattal segít megtalálni, hogy neked mi a legjobb megoldás.

Kérem a munkafüzetet!

A Naptárszelektáló munkafüzetről több információt pedig itt kaphatsz.