A sok Facebook üzenet és chatelés mellett azért még mindig jelentős szerepet tölt be a hétköznapi emberek netes életében az e-mail. Ezt is lehet rendszerezetten, időhatékonyan végezni, íme néhány tipp.
Reggel ne e-maillel indíts! Ha felkelés vagy irodába érés után azonnal megnézed, hogy mi jött, rögtön rádzuhan a sok teendő. Mielőtt lekéred a friss üzeneteket, öt percig nézd át a napodat, tervezd meg, hogy mire készülsz – ennyit minden levél tud várni. Ezután nézd meg a leveleket, és ha segít a koncentrálásban, akkor állíts be egy 15 perces időzítőt, és válaszolj a legsürgősebbekre. Segít, ha megadott időközökben nézed meg az új e-maileket, így nem bontja meg a napi rutinodat. Óránként szánj rá például öt percet – ha nincs benn folyton és nem kapod meg mindig a pittyogó hangot, hogy új leveled érkezett, akkor sikeresebben tudsz fókuszálni a munkádra, és hatékonyabban tudsz dolgozni (tanulni).
Szelektálj! Eleve szűrd, hogy mi érkezzen a levelesládádba. Iratkozz le azokról a hírlevelekről, amik már csak rabolják az idődet. És természetesen állítsd be úgy a spamszűrőt, hogy az eleve nem neked szánt üzeneteket ne is lásd.
Töröld, válaszolj rá, vagy archiváld! Azonnal döntsd el, hogy mi lesz a levél sorsa, és ne ücsörögjön a levelesládádban. Amire tudsz 2 percen belül válaszolni, vagy intézkedni vele kapcsolatban, azt tedd meg. Amire nincs szükséged, azt töröld. Ami cselekvést nem igényel, azt archiváld. Az archíválásban segít, ha nem csak egy “Olvasott” mappád van, hanem tematikusan szétosztod őket – például hírleveleket, személyes leveleket külön mappákba. A mapparendszered ne legyen túl részletes, az a lényeg, hogy Neked megfelelő legyen, és használd. Ha külön projektekkel kapcsolatban levelezel, lehet mindegyiknek külön mappája, és ha úgy gondolod, hogy az alapján jobban fogod később megtalálni, küldő szerint is csoportosíthatod őket. Egy üres Inbox mindig sokkal megnyugtatóbb, mint egy teli. :)
Intézd el néhány mondatban! A levélírásnál is spórolhatsz időt, ha nem bonyolódsz bele a végtelenségig abba, amit mondani akarsz. A köszönés után a lehető leghamarabb térj a tárgyra, és írd meg a válaszodat 5-10 mondatban. Természetesen ez alól kivétel a valódi levelezőpartner, akivel meséltek egymásnak. Ezekre az értékes levelekre szánj külön időt, és ne a rohanós, határidős munkákkal együtt intézd. Ha vannak olyan kérdések, amit gyakran feltesznek neked (például a munkáddal kapcsolatban, vagy egy állással kapcsolatban), akkor legyen kéznél néhány sablon, hogy ezeket a dolgokat ne kelljen folyton újra és újra megírnod. Mindig alakítsd az adott szituációhoz, de legalább a lényeggel nem kell többet foglalkoznod.
A saját válaszaidat is rendszerezd! Jobb, ha a párbeszéd mindkét oldala megvan, így ezeket se egy helyen tartsd, hanem oszd a mappákba.
“Jelölés olvasottként” Ahelyett, hogy hosszú hetekig őrizgetnéd, bűntudatot keltve magadnak, hogy “már megint nem olvastam el”, nyomj egy olvasottat minden olyan hírlevélre vagy érdekes, de nem fontos levelezőlistára, ami több stresszt okoz, mint örömöt.
Ti milyen trükköket használtok az e-mailezés egyszerűsítésére?
Éppen ma néztem, hogy a “nem fontos, de majd el kell olvasni és válogatni” levelekből egy potom 300 db jött össze :(
Asszem ez lesz egy darabig az esti hot spot, mert kissé kiakadt a földrengésjelzőm! Főleg, hogy ezek azok az érdekesebbnek ítélt anyagok, amiket a céges jövő érdekében tettem félre.
Magánlevelezéshez a Gmailt használom. A beállításoknál a Labs fülön engedélyeztem a ‘több postaláda’ beállítást, így külön látok olyan címkével ellátott leveleket egy csoportban, amik fontosak.
Egyébként majdnem mindent címkézek. Pl. az online rendeléseknek van egy rendelés címkéjük, és a webshopok szerint csináltam alcímkéket a rendelés alá. Az engem érdeklő hírlevelek is címkével ellátottak, így olvasás után ha elarchiválom, nagyon egyszerűen kereshető. Jómagam is a zero inbox híve vagyok, ha elolvastam mindent, elarchiválom a leveleket, így az inbox mindig szép üres.
A céges levelezésem nagy jól rendszerezett volt. Ha kellett valami, hipp-hopp megtaláltam. Most szülési szabadságon vagyok itthon, és lassan, apró lépésekkel rendszerezni fogom a magánlevelezésemet is. Ez lesz az esti hot spot a flylady programon belül.
Szia Via és mindenki!
Én egy a Tobberéhez hasonló módszert használok: az Outlookban elmentettem egy csomó e-mail mintát aláírás sablonként. Be lehet állítani egy csomót különbözö néven, így amikor olyan választ kell adnom amit már ezerszer megírtam, csak be kell illesztenem azt amelyiket épp használni akarom. Utána már csak személyre kell szabni a sablonokat, de sokszor van, hogy elég a levélíró nevét kitölteni, a többi már kész is. Így két kattintással – és a címzett nevének kitöltésével – elintézhetö egy-egy kérdés.
A két főnökömtől érkező leveleket az outlook pirossal hozza. Ha másnak nem is válaszolok 1-2 órát, nem gond, de az uraknak azonnal kell. Ha felnézek a papírjaimból és pirosat látok, kattintok, ha fekete, akkor ráér. :)
Sőt, azok a kolléganők, akikkel munkám nincs, de remek őőő információik vannak, ők azonnal másik mappába hullanak bele “Csajok” felirattal, mert tuti pletyka lesz benne, ráér a délutáni kávészünetig. ;))))
Ja igen, van egy szövegkiegészítő funkció microsoftnál (biztos máshol is), nem tudom magyarul mi a neve, de ha elkezdesz egy szöveget begépelni, felajánlja, hogy kiegészíti az előre rögzített szövegmintával.
Nem is gondolnátok, hogy mennyi strapát előz meg naponta sokszor, hogy ha mondjuk begépelem az irányítószámunkat, akkor felajánlja, hogy beírja a teljes címünket, így csak 4 kattintás+egy enter egy postacím beírása. Sok ilyen szöveget bevittem magyarul, angolul, pl. hogy “Megtisztelő válaszát várva üdvözli + név”, ebből a “megt”-t begépelve fel is tűnik az egész mondat, enterrel már be is fejeztem az emailt és nagyon udvarias is voltam. :)
Lustáknak jó szívvel ajánlom, csak egyszer kell nekiállni bevinni. :))
Aztán be lehet állítani, hogy az új levél írása azonnal az aláírással (név, cégnév, cím, elérhetőségek, cégjegyzékszám, stb.) együtt nyíljon, nem kell külön kattintani a beszúrás menüpontra.
Azt nem is mondom, hogy mennyi időt spórol az emaileken az ember, ha megtanul vakon gépelni, ugye? ;)
Jó, hogy pont erről írtál, én már egy ideje jelölgetek, mappákba rakok, de még mindig káosznak érzem a levelesládámat. A férjem mindent rögtön kitöröl, 5-6 levele szokott csak lenni.. :-o
Én most próbálom a gmail-nek a jelöléseit, a “fontos” csillagocska mellet már van pl felkiáltójel is. Nem tudom, hogy a letöltősökben van ilyesmi? Na szóval, most én ugye eladogatok, és vannak olyan levelek, amikre csak akkor tudok válaszolni, ha csinálok előbb valamit (pl megmérem a terméket). Ezeket megjelölöm egy felkiáltójellel, és végigmegyek az összes levélen, és csak akkor válaszolok egyszerre ezekre, amikor más sürgős dolgom nincs. Akkor törlöm a felkiáltójelet.
Thunderbird-öt használok, ott van csillagocska, illetve taggelni is lehet őket, amikoris az egész sor az inboxban más színnel lesz írva. A fontosakat pl. pirosozom, a munkával kapcsolatosakat narancssárgázom, stb.