A háztartás vezetésében nagyon fontos szerepe van a bevételek és a kiadások vezetésének, hiszen így láthatjuk, hogy hányadán állunk, miből gazdálkodhatunk. Nálunk ezt a nemes feladatot a férjem végzi, és mivel ő dolgozta ki az Exceles megoldást is, a mostani bejegyzés erejéig átadom neki a klaviatúrát. Fogadjátok szeretettel. :) ~Via

Amikor Viához érkezett egy kérdés, hogy a bevételek és kiadások otthoni vezetésére van-e valami sablonja, megkért, hogy írjak a két év óta vezetett Excel-listáimról, amik nagyon jól beváltak a pénzügyeink átlátására. Az alábbiakban ezért áttekintem először az egyszerűbb és kevesebb munkát kívánó pénzügyi összesítés-listát (amellyel az adott napi pénzügyi állásunkat tudjuk vezetni), majd pedig a kicsit több munkával járó, de részletessége miatt sok szempontból hasznos havi pénzügyi összesítés-táblázatot (amellyel egy adott hónap összes pénzügyi mozgását vehetjük át részletesen).
Letisztáztam a sablonokat, és hogy látsszon, hogy működik, feltöltöttem őket fiktív adatokkal. A táblázatokat így le is tölthetitek, és akár használhatjátok is, hogy ne feltétlenül kelljen sajátot csinálnotok saját képletekkel. (A táblázatok kezeléséhez egyébként semmilyen előtanulmány nem szükséges, az Excel-függvények közül egyedül az összeadást használom bennük.) Ugyanakkor ez csak egy lehetséges változat a sokból, a lényeg, hogy ezekből az ötletekből kiindulva el tudjátok készíteni a saját háztartásokhoz legjobban igazodó változatot.

SZERK: Mivel többen érveltek a pl. a Microsoft által készített és ahhoz hasonló bevételtervezők mellett, szeretnék pár szóval kitérni arra, hogy mi az alapvető és lényegi különbség azok és az ebben a bejegyzésben részletezettek között. A neten fellelhető hasonló sablonokkal szemben az általam felvázolt táblázatok nem a pénzügyeink tervezésére, hanem a pénzügyeink átlátására szolgálnak. Nem üzleti jellegű tervek tágan vett kategóriákkal, illetve egy hónapra előre megbecsült és utólag korrigált értékekkel, hanem flexibilis, a valódi helyzetünket tükrözni képes rendszerek (és bárki, aki nem havi fixért dolgozik beosztottként, tudja, hogy a mai Magyarországon nem egészen lehet egy hónapra előre pontosan számolni). A pénzügyi összesítés-listával követhetjük, hogy most, ebben a pillanatban hogy állnak a pénzügyeink, a havi összesítés célja pedig az, hogy lássuk, mire pontosan mennyit költünk — nem csak azért, hogy ez alapján számoljunk az utána következő hónapokra, hanem azért is, hogy észrevehessük, hol tudunk spórolni a későbbiekben. Így jóval hatékonyabban ismerhetjük meg a költési szokásainkat, és könnyebben láthatjuk, hogy mire megy el a pénz (költéstípusonként egyetlen rubrikával ugyanis ember legyen a talpán, aki egy hónapra vagy egy évre visszanézve pontosan tudja a költései részleteit).

1. Pénzügyi összesítés

Kezdjük ezzel, mert ez az egyszűbb. A pénzügyi összesítés-táblázat a háztartás adott pillanatban fennálló anyagi helyzetét hivatott mutatni, miközben tartalmazza az aktuális, kifizetésre váró kiadásokat és a várt bevételeket. (Gondolom, mondanom sem kell, hogy mindkét táblázat annyiban egyszerűbb az alkalmazotti státuszban levők számára, hogy kicsit fixebben tudnak számolni a havi bevételi oldallal. A bevételtervezés rész az egyéni vállalkozók, illetve vállalkozásban dolgozók számára tud igazán hasznos lenni.)

Egy fontos megjegyzés: az összesítés akkor a legjobban vezethető, ha közvetlen elérésünk van a bankszámlaegyenlegünkhöz. A havonta kiküldött papír-alapú egyenleg túl ritka (le is mondtam, felesleges papírpazarlás), a közvetlen egyenleglekérések, pl. SMS-en keresztül, pedig szinte mindig pénzbe kerülnek — az ezelőtti bankomnál addig szerettem csak, hogy minden tranzakciómról SMS-t kapok, amíg nem derült ki, hogy 25 forint darabja (ami a “25 forintot kamatozott az egyenleged” üzeneteknél a legszebb). Szerencsére egyre több bank biztosít webes elérést (van, amelyik ingyenes, érdemes utánanézni), amivel bármikor meg tudjuk nézni az aktuális egyenlegünket, megkönnyítve a pénzügyeink naprakész átlátását is.

A táblázat (sablon letöltése)

• Összesítés. Itt annyi sort csináljunk, amennyire szükségünk van. A sablonba “készpénz”, “bankszámla”, “lekötés” és “megtakarítás” sorokat írtam példának, ide azokat a kategóriákat érdemes felvezetni, amiket tényleg aktívan használunk. Ha nem szoktunk pénzt lekötni, akkor azt a sort például töröljük, és ugyanez érvényes a megtakarításra (bár megtakarításnak számít az is, ha havi öt-tízezer forintot elrakunk egy borítékba); ha viszont több bankszámlánk van, akkor feltétlenül érdemes külön vezetni. (Ha végeztünk, ne felejtsük el a “Kiinduló” oszlopnál lévő összeadás-függvényt úgy frissíteni, hogy minden szükséges számot adjon össze ebből az oszlopból).
  Minden alkalommal, amikor nagyobb frissítést csinálunk a táblázaton, sorra nézzük végig, melyik forrásunk hogy áll: számoljuk össze a rendelkezésünkre álló készpénzt, nézzük meg a banki egyenlegünket, stb.
• Kiadások. A sablonban öt sort hagytam neki, kinek mennyi számlája és egyéb kiadása van aktuálisan, annyira bővítheti. Amikor megérkezik egy számla, felvezetem a táblázatba, amikor pedig kifizettem, akkor kiveszem és átmásolom a lejjebb tárgyalandó havi kiadáslistába. Szerencsére a Díjnet indulása óta minden számlámat interneten keresztül intézem (e-mail értesítőt kapok a számláról és online utalom át), így rengeteg időt spórolok meg azzal, hogy nem kell rendszeresen elmenni a postára és sorbanállni a csekkbefizetéssel, úgyhogy ezt kiegészítésképpen mindenkinek melegen ajánlom.
  Jól átláthatóvá teszi a kiadásaink állását, ha a befizetési határidőt is felírjuk és aszerint rendezzük a listát. A táblázatot úgy csináltam meg, hogy az ezen a területen szereplő számok összeadva jelennek meg az Összesítés “Kiadás” pontjában — ha több, mint öt sort használunk, ne felejtsük el a képletben frissíteni az összeadás területét. A számokat mindig negatív alakban vezetem fel, viszont az Excel piros negatív számai szúrják a szememet, úgyhogy azokat átfestettem feketére.
• Bevételek. Az alkalmazotti státuszban, fix havi munkabérért dolgozóknak nem is feltétlenül lesz sok sorra szükségük ennél a résznél, egyszerűen írják be a következő havi fizetésüket. Vállalkozók esetén pedig itt vezethetők a kintlévőségek: mindazok a munkák, amik elvégzésre kerültek, de pl. még meg kell írni és fel kell adni a számlájukat, vagy amiket számláztunk, és már lejárt a határidejük, ezért lehet érdeklődni, hogy mikor utalják, stb. Főleg az egy hónapnál későbbi határidejű számláknál tud ez hasznos lenni.
  Aztán ugyanúgy, mint a kiadásoknál, amikor megjött egy pénz, akkor egyrészt örülünk, másrészt kihúzzuk a listából, és aki használja majd a havi összesítést, az átvezetheti oda is.
• Egyéb. Bár nem szorosan a pénzügyeinkhez tartozik, többek között azért találtam ki ezt a részt, mert számos alkalommal felejtettem már el, hogy kinek adtam kölcsön egy könyvet, DVD-t vagy mást. Gyakorlatilag bármi mást vezethetünk ezen a részen, vagy ki is törölhetjük.

Amikor minden közelgő bevételt és kiadást felírtunk, az Összesítés sor “Összesen” oszlopa adja össze a bevétel- és kiadás mezőket, és kihozza a “végeredményt”, vagyis az adott korszak egyenlegét. Ez azonban inkább a fix fizetéseseknél igaz, és az “Összesen” mező inkább csak egy becslés, hogy HA minden pénzünk megjön ÉS mindent be is fizetünk (nem számolva semmilyen más kiadást), akkor hogy állunk, mennyit költhetünk.

Egy lehetséges variáció a vállalkozói szektorban, hogy a táblázatban külön kezeljük a közelgő és a távlati bevételeket. Vagyis, ami bevétel hamarosan ténylegesen megjön, azt számolja csak el a táblázat, és a távlati, másfél-két-három hónap múlva megérkező pénzeket pedig csak lássuk, de ne számoljunk velük.

Hogyan használjuk?

Teljes mértékben ízlés kérdése, hogy ki milyen gyakran frissíti a listáját, én általában nagyobb kiadások előtt-után (számlafizetés, nagyobb bevásárlás, stb.) szoktam frissíteni. Általánosságban annál gyakrabban érdemes ránézni a pénzügyeink állására, minél nagyobb százalékát adják a kiadásaink a rendelkezésünkre álló összes pénznek. Jobban át tudjuk látni, hogy mennyi extra kiadást engedhetünk meg magunknak.

Mivel a fájl viszonylag gyakran, néhány naponta frissül, viszont szeretem tudni követni a változásokat (pl. későbbi összehasonlítások vagy valami visszakeresése miatt), ezért minden alkalommal, amikor előveszem, elmentem új néven, az adott napi dátum nevén, pl. Bevételek és kiadások 2010 11 18.xls . Maguknak a fájloknak külön elszeparált könyvtárt tartok egyébként a gépen, ahol csak ezek a listák illetve az egyéb, a lakással kapcsolatos hivatalos dokumentumok vannak, a régebbi táblázatokat meg egy ezen belüli külön “Régi” nevű mappában teszem el, hogy az aktuálisak legyenek elöl.

2. Havi összesítés

A havi összesítés ötlete akkor jött, amikor rájöttem, hogy napról napra vezetve a napi állásokat elég nehéz kisilabizálni a változásokat.

Hogyan működik?

Fizikailag a havi összesítés vezetéséhez a következő rutint követem:

1. Minden vásárlásnál elkérem a blokkot (meglepő, hogy a szupermarketeken és a nagy bevásárlóközpontok üzletein kívül milyen ritkán adnak maguktól!)
2. Hazaérve a blokkokat egy, a blokkok gyűjtésére elszeparált helyre stócolom (nekem konkrétan ez a számítógépasztalon van, hogy szem előtt legyen)
3. Néhány naponta, rohanós időszakban hetente, néha meg egyszerűen amikor már kezd nagyra gyűlni a stóc, előveszem az aktuális havi Excel táblámat, egyenként beírom a blokkokat, aztán mehetnek a papírgyűjtőbe.
   (Két kivétel: a komolyabb tételek blokkjai és a számlák, amiket általában azonnal beírok, nehogy a papírosban végezze valami, ami még kellhet később szervizhez vagy cseréhez (ezek külön rendszerezőbe mennek feldolgozás után).
4. Internetes rendelések esetén (mivel blokk nincs, amit elrakhatunk) két eset lehetséges. Az egyik, hogy rögtön a tranzakció véglegesítése után felírom a költést. A másik – ha jó a netbankunk, akkor oda időnként fellépve átírjuk a kimenő tranzakciókat a táblázatunkba.
5. A következő hónap első olyan napján, amikor megint van beírandó bevétel vagy kiadás, fogom a fájlt, elmentem másként (pl. 2010-10 havi osszesites.xls nevű fájlt elmentem 2010-11 havi osszesites.xls néven), kitörlöm az előző havi információkat az új fájlból, és mehet elölről.

A táblázat (sablon letöltése)

A havi összesítés még egyszerűbben néz ki, mint az általános pénzügyi dokumentum: kétszer négy oszlop a különböző kiadásfajtáknak (dátum-név-összeg-szünet, dátum-név-összeg-szünet), illetve három oszlop a bevételi oldal adatainak (értelemszerűen ebből csak egy fajta van), és ennek a hármasnak az alján egy egyszerű összesítés: az első képlet összeadja a különböző fajta kiadásokat, a másik pedig megvonja a hónap egyenlegét (aztán örülhetünk, ha a hónap végén ez nincs minuszban! :))

És az Excel előnye ilyen esetben (amellett, hogy nem nekünk kell összeadni a sok tucat számot), hogy semmit sem kell előre szortírozni. A beírásnál mindössze annyi dolgunk van, hogy a saját szisztémánk szerint irogatjuk be a megfelelő helyre az egyes tételeket, ahogy jönnek. A végén aztán egyszerűen kijelöljük a megfelelő hármas oszlopot, és megkérjük, hogy dátum szerint rendezze.

Néhány szó a beosztásról. Mivel, gondolom, az emberek elég kis százaléka szereti idejének jelentős részét az ilyesmi számolgatásával tölteni, a lehető legegyszerűbb beosztást javaslom mindenkinek. A mi háztartásunk esetében ez három kategóriát jelent: étel-jellegű kiadások, számlák és további “kötelezők”, valamint a minden mást magába foglaló “egyéb” vásárlások.

Étel-jellegű kiadások rendszerezése

Mivel a különböző étel- és alapanyag fajtákat különböző helyeken vásároljuk (pék, zöldséges, ill. szupermarket), a legtöbb blokk nálunk az ételvásárlásokhoz kötődik (általában havi 30-40). A listán ezért ez a legrészletesebben kibontott terület, ugyanakkor ezt lehet a leginkább variálni is, így ez külön részt érdemel.

Mi kerül ide? Kisközért, ABC, szupermarket, hipermarket, zöldséges, pék, piac, rendelt kaja, menza, étterem. Gyerekes családoknál a heti/havi menzapénz is ide kerülhet. Ha nem kizárólag ételt áruló üzletben vásároltunk, és nem csak ételt vettünk, akkor mindenképpen válasszuk le a nem-étel költést az annak megfelelő kategóriába.

Mennyire részletezzük? A különböző helyszínek miatt nálunk a blokkok alapján jól követhető, hogy milyen ételcsoportokra mennyit költünk. Ezért én nem szoktam megbontani ezeket a blokkokat, egy esetet kivéve, ha van kirívóan magas tétel, ami ritkán vásárolt (pl. néhány havonta egy csupor Haagen-Dazs fagylalt :)), és ezért az átlagfogyasztásba nem tartozik bele. Kevesebb időbe is kerül így az összegek rendszerezése, de ha az ételkiadásainkat szeretnénk megnyirbálni a felesleges dolgok kiiktatásával, akkor érdemes megcsinálni az ételcsoportokra (pékáru, zöldség, tejtermék, hús, ital, édesség) való bontást egy tipikus hónapon.

Már egy ilyen, nem túl részletes elosztás is nagyon hasznos adatokkal tud szolgálni. A legalapvetőbb adat természetesen maga a havi fogyasztás, hogy tudjuk, mennyi pénzzel kell kalkulálnunk egy hónapban ételre. Könnyen kiszámolható a háztartás egy napra jutó átlagfogyasztása is, bár ennek gyakorlati haszna talán kevesebb van. Számunkra ami nagyon érdekesnek bizonyult, az az itthon főzés költségeinek szembeállítása a rendelt étellel, illetve a közeli menzán való ebédeléssel. Meglepő módon azt találtuk, hogy az általunk preferált rendelt ebéd cég áraival teljesen egy árban van az itthon főzés és a menza is. A menza viszont útközben kiesett, az itthon főzés pedig bár papíron ugyanannyiba kerül, napi 45 perc-1 óra időt vont el a munkától – nem beszélve a bevásárlással töltött idővel! -, ami viszont a bevételeket csökkentette. Így nyugodt szívvel maradtunk az általunk leginkább egészségesnek és finomnak ítélt ebédkihordónál.)

Spórolási lehetőségek. Aki ezen a területen szeretne spórolást elérni, annak ezért mindenképpen érdemes lehet valamilyen szinten kibontani ezt a területet, szétválogatni a költéstípusokat, olyan bonyolultságban, amennyire szükséges és amennyire idő jut (ez azért mégiscsak időigényesebb dolog, mint egyszerűen beirogatni a blokkokat). Ennek segítségével például kiszámolható a különböző ételtípusokra való költés egymáshoz képesti aránya.

A legkézenfekvőbb és leggyakrabban előforduló terület, ahol spórolni lehet, az a snackek-csokik illetve az italok kategóriája. Ha például iható nálunk a csapvíz (ami az esetek többségében így van), akkor ne ragaszkodjunk a gyakran a csapvízzel megegyező összetételű ásványvizekhez. Az ásványvíz nagyjából ötvenszer annyiba kerül, mint a csapvíz, és mérhetetlen mennyiségű spórolást tudunk elérni a kiiktatásával. Fokozottan igaz ez a cukros üdítőkre, kólákra, ice teákra, és hasonlókra, amik ráadásul gyakran még egészségtelen káros adalékanyagokat is tartalmaznak. Az italoknál még egy sarkallatos pont az alkohol, ami általában csökkenthető kiadás.

A snackeknél hihetetlen fajlagos ára van a csipszeknek és egyéb rágcsáknak. De a csokoládéknál is becsapósak az árak. Hiába kerülnek az alacsony csokoládé-szárazanyagtartalmú táblák jóval kevesebbe, mint az 50-70 százalékos minőségi csokik, az előbbiek pont az alacsony tartalom miatt általában hamarabb elfogynak, míg az utóbbiakból általában kevesebb is elég, így bejön az áruk. Ha van a közelünkben élelmiszerdiszkont, érdemes oda is elnézni, mert gyakran a nagy bevásárlóközpontokban 700-800, sőt 1000 forint fölötti áron kapható márkás csokoládékat (Lindt, Cote D’or) fél-harmadáron adnak. (Ez már tényleg zárójel, de amit most esetleg drágábban veszel meg azért, hogy minőségibb, jobb alapanyagod legyen, az néhány év vagy évtized múlva visszaköszönhet pl. a kisebb gyógyszerköltésben.)

Még egy spórolási tipp az ételköltéseink súlyozása: ha van egy körülbelüli havi kaja-büdzsénk, azon belül el tudjuk mozgatni a százalékokat, például az egészség vagy a jobb minőség irányába. Csak néhány példa: zsíros, adalékanyagos snackekből visszanyert pénzt visszaforgathatjuk jobb minőségű és tápértékű, magas százalékos csokoládékba (amikből a jobb tápérték miatt eleve kevesebbet veszünk); vagy félkész hústermékek (főleg a parizerek és a rántott akármik, egyre kisebb valódi hústartalommal) árát jobb minőségű színhúsba visszaforgatni, stb. Mi például a hús fokozatos csökkentésével, majd elhagyásával felszabadult összegeket visszaforgattuk a jobb minőségű tejtermékekbe, illetve nagyobb mennyiségű zöldségvásárlásba.

További oszlopok

• Számlák. Nem csak a szó szoros értelmében vett számlákat, hanem mindent ide írok fel, amivel rendszeresen számolni kell (és nem szórakozás- vagy hobbi-jellegű kiadás). Víz, gáz, villany, közös költség, hiteltörlesztés, tömegközlekedés, tévé, telefon, mobiltelefon, internet, stb.
  Minden egyéb nem megkerülhető kiadást is ide szoktam sorolni (orvos, gyógyszertár, stb.), és akár a munkával összefüggő kiadásokat is lehet idetenni — nálunk a nyomtatópatron ilyen, de ha kocsink lenne, a benzint is ide sorolnám. Ha sok ilyen van, teszemazt kézműves alapanyagok olyanoknál, ahol ez nem hobbi, hanem bevételforrás, ott ezeket a kiadásokat külön is lehet választani.
• Egyéb kiadások. Kulturális kiadások (könyv, újság, mozi, színház, CD, DVD, stb.), ruházat, smink, drogéria, számítástechnika. Mivel magamnak nem akartam nagyon sok kategóriát, illetve mivel nem minden hónapban van műszaki vagy ruházati kiadás, ezért ezeknek nem csináltam külön részt, de ismételten hogyha van olyan terület, ami állandó kiadásként jelentkezik (mint pl. gyerekek iskolai vagy bármilyen egyéb kiadásai, ami sem nem étel, sem nem szabadidős), akkor azt tényleg szükség szerint lehet bővíteni.
• Bevételek. Mint a korábbi listánál, ennek a bonyolultsága is attól függ, hogy milyen típusú bevételeink vannak. Alapvetően semmi nagy hókuszpókusz nincs itt: amint bejön egy bevétel, azt írjuk be ide dátummal, összeggel, aztán hónap végén lehet összesíteni.
• Összesítés. Itt összesen kétféle dolog szerepel, az egyik a kiadásokat összeadó függvény, alatta pedig a “Balance” (ami lehet mérleg vagy egyenleg, vagy ahogy tetszik, én elkezdtem így angolul használni ezt a szót, aztán úgy maradt :))

3. Éves összesítés

Ez a legrövidebb bekezdés, mert ilyet idén fogok először csinálni. :) Többek között azért is mondtam, hogy a kiadásoknál nem feltétlenül kell agyonrészletezni meg agyonkategorizálni mindent, mert a ritkább kiadásokat leginkább éves viszonylatban érdemes megnézni. Egy éves táblázatban már külön lehet szedni és megnézni, hogy:

• az adott évben mennyit költöttünk összesen ételre, ruhára, műszaki cikkre, szórakozásra, stb.
• az adott évben mennyi volt az összes bevételünk és kiadásunk
• illetve, hogy melyik kategória milyen százalékos arányban szerepel a kiadásaink között.

Köszönöm, hogy elolvastátok, remélem, hogy tudjátok hasznosítani akár ezeket a táblázatokat, akár ezek alapján a sajátotokat. Ha bármi nem világos, vagy bármilyen kérdésetek van, várom szeretettel a hozzászólásaitokat.